Aluehallitus, kokous 14.11.2022

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 169 Kainuun hyvinvointialueen tehtäväluokitus

KHVADno-2022-195

Aikaisempi käsittely

Aluehallitus, 22.6.2022

Valmistelija

Hilkka Karivuo, asianhallintapäällikkö, hilkka.karivuo@kainuu.fi
Anu Huttunen, anu.huttunen@kainuu.fi

Perustelut

Arkistolain (831/1994) 1 §:n mukaan hyvinvointialueen viranomaiset ja toimielimet ovat arkistonmuodostajia, joita arkistolaki koskee. Arkistotoimen tehtävänä on muun muassa varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta sekä määritellä asiakirjojen säilytysarvo.  Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa. 

Kainuun hyvinvointialueen väliaikainen valmistelutoimielin on hyväksynyt 23.11.2021 § 86 Kainuun hyvinvointialueen väliaikaishallinnon tehtäväluokituksen.  Koska Kainuun hyvinvointialueen väliaikaishallinto ei ole enää toiminnassa, on hyvinvointialueelle laadittu liitteenä oleva tehtäväluokitus, joka on voimassa 31.12.2022 saakka. Tehtäväluokitukseen tullaan päivittämään myöhemmin vuoden 2023 alusta alkavat hyvinvointialueen palvelutehtävät.

Asiakirjahallinnon tehtäväluokitus on organisaation lakisääteisten tehtävien sekä tuki- ja ylläpitotehtävien hierarkkinen luettelo.  Rakenne perustuu luokitukseen, joka jakautuu päätehtäviin, tehtäviin ja alatehtäviin. Asiakirjahallinnon tehtäväluokitus on edellytyksenä sille, että tulevaisuudessa mahdollistetaan sähköiseen asiankäsittelyyn sekä sähköiseen säilyttämiseen siirtyminen ilman, että pitkään ja pysyvästi säilytettävän tiedon saatavuus ja säilyminen vaarantuvat. Luokitus on organisaatiomuutoksista riippumaton, joten tämä mahdollistaa asiakirjahallinnon joustavan kehittämisen. 

Arkistonmuodostaja on velvollinen ylläpitämään arkistolain ja julkisuuslain mukaisen hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjatiedon elinkaarenhallinnan ohjaus tapahtuu hyväksytyllä tiedonohjaussuunnitelmalla. Tiedonohjaussuunnitelma rakentuu tehtäväluokitukselle. Tiedonohjaussuunnitelma ohjaa organisaation kirjaamista, rekisteröintiä, seulontaa sekä arkistointia ja sillä on myös viranomaistoiminnan julkisuutta palveleva tehtävä. Kainuun soten ja pelastuslaitoksen tiedonohjaussuunnitelmat päivitetään hyvinvointialueen toimintaa vastaavaksi. 

Liite 1. Kainuun hyvinvointialueen tehtäväluokitus voimassa 1.3.2022 – 31.12.2022

Lisätietoja asiasta antaa Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän va. arkistopäällikkö Hilkka Karivuo, puh. 044 797 0165 ja hallintojohtaja Anu Huttunen, puh. 044 777 3006 tai sähköpostitse etunimi.sukunimi@kainuu.fi. 

 

Ehdotus

Hyvinvointialueen aluehallitus hyväksyy liitteenä olevan Kainuun hyvinvointialueen tehtäväluokituksen, joka on voimassa 31.12.2022 saakka.

Päätös

Hyväksyi.

Tuija Haataja esitteli asiaa ja poistui kokouksesta tämän jälkeen. 

Valmistelija

  • Hilkka Karivuo, asianhallintapäällikkö, hilkka.karivuo@kainuu.fi
  • Anu Huttunen, anu.huttunen@kainuu.fi

Perustelut

Arkistolain (831/1994) 1 §:n mukaan hyvinvointialueen viranomaiset ja toimielimet ovat arkistonmuodostajia, joita arkistolaki koskee. Arkistotoimen tehtävänä on muun muassa varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta sekä määritellä asiakirjojen säilytysarvo. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa.

Kainuun hyvinvointialueen hallintosäännön 8 luvun 53 §:n mukaan aluehallitus vastaa siitä, että arkistotoimen lainmukaisten tehtävien vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty hyvinvointialueen viranomaisen tehtävissä.

Kainuun hyvinvointialueelle on laadittu liitteenä oleva tehtäväluokitus. Tehtäväluokitus tulee voimaan 1.1.2023. Asiakirjahallinnon tehtäväluokitus on organisaation lakisääteisten tehtävien sekä tuki- ja ylläpitotehtävien hierarkkinen luettelo.  Rakenne perustuu luokitukseen, joka jakautuu päätehtäviin, tehtäviin ja alatehtäviin. Tehtäväluokitus toimii asioiden kirjaamisen luokituksena asianhallintajärjestelmässä. Asiakirjahallinnon tehtäväluokitus on edellytyksenä sille, että mahdollistetaan sähköinen asiankäsittely sekä sähköiseen säilyttämiseen siirtyminen ilman, että pitkään ja pysyvästi säilytettävän tiedon saatavuus ja säilyminen vaarantuvat. Luokitus on organisaatiomuutoksista riippumaton, joten tämä mahdollistaa asiakirjahallinnon joustavan kehittämisen.

Arkistonmuodostaja on velvollinen ylläpitämään arkistolain ja julkisuuslain mukaisen hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjatiedon elinkaarenhallinnan ohjaus tapahtuu hyväksytyllä tiedonohjaussuunnitelmalla. Tiedonohjaussuunnitelma rakentuu tehtäväluokitukselle. Tiedonohjaussuunnitelma ohjaa organisaation kirjaamista, rekisteröintiä, seulontaa sekä arkistointia ja sillä on myös viranomaistoiminnan julkisuutta palveleva tehtävä. Kolmannen tason muutokset tehtäväluokitteluun hyväksyy asianhallintapäällikkö.

Ehdotus

Esittelijä

  • Jukka Lindberg, hyvinvointialuejohtaja, jukka.lindberg@kainuu.fi

Hyvinvointialueen aluehallitus hyväksyy liitteenä olevan Kainuun hyvinvointialueen tehtäväluokituksen.

Päätös

Hyväksyi. 

Liitteet

Tehtäväluokitusluonnos_HVA.pdf (pdf, 164 kt)