Perustelut
Arkistolain 9 §:n mukaan arkistotoimen järjestäminen kuuluu kunnanhallitukselle. Arkistotoimen tehtävänä on mm. varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta sekä määritellä asiakirjojen säilytysarvo. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa. Kainuun hyvinvointialue on yksi arkistonmuodostaja, johon kuuluu tehtäväkohtaisia arkistoja. Tehtäväkohtaisia arkistoja muodostavat hyvinvointialueen toimintayksiköt.
Asiakirjahallinnon laatukäsikirja
Tässä ohjeessa annetaan kaikille hyvinvointialueen toiminnoille yhteiset asiakirjahallinnon ja arkistotoimen järjestämistä ja suunnitelmallista hoitoa koskevat määräykset. Laatukäsikirjan lisäksi arkistotoimessa on noudatettava arkistolakia (ArkL), arkistolaitoksen ohjeita ja määräyksiä, lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta, tiedonhallintalakia, ja muita erityislakeja sekä hyvinvointialueella hyväksyttyjä sääntöjä, määräyksiä sekä asiakirjahallintoon liittyviä muita ohjeita ja päätöksiä.
Asiakirjahallinnon laatukäsikirjan hyväksyy hyvinvointialueen aluehallitus. Laatukäsikirjan ohjeen soveltamisesta, liiteosan ylläpitämisestä ja muutosten hyväksymisestä vastaa asianhallintapäällikkö. Asiakirjahallinnon laatukäsikirja päivitetään organisaation toiminnan muuttuessa.
Kirjaamis- ja rekisteröintiohje
Hallintodiaarin ja muiden rekistereiden ylläpidon tarkoituksena on toteuttaa julkisuuslainsäädännön vaatimaa ns. hyvää tiedonhallinta tapaa. Julkisen diaarin avulla voidaan lisätä viranomaisen toiminnan avoimuutta, tehostaa julkisuusperiaatteiden toteutumista julkisten tehtävien hoidossa, parantaa mahdollisuuksia saada tietoja viranomaisen käsittelyssä olevista asioista. Asiakirjajulkisuuden lisäksi viranomaisten tulee huolehtia siitä, että toimintaa koskevat keskeiset asiakirjat ovat helposti saatavilla.
Julkisuuslain hyvän tiedonhallintatavan mukaisesti viranomaisen tulee pitää luetteloa käsiteltäväksi annetuista ja otetuista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioista, tai muutoin huolehtia siitä, että sen julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä. Tämän lisäksi tulee antaa myös riittävät ohjeet asioiden ja asiakirjojen kirjaamisesta, niissä olevien tietojen asianmukaisesta käsittelystä ja tietojen suojaamisesta. Kirjaamisohjeen tarkoituksena on erityisesti pysyvästi säilytettävien tietojen eheyden, alkuperäisyyden ja käytettävyyden turvaaminen asia kirjojen koko elinkaaren ajan. Asiakirjojen kirjaaminen tai rekisteröinti erityisesti sähköisessä toimintaympäristössä on aiempaa paljon merkittävämmässä asemassa.
Kainuun hyvinvointialueella on käytössään sähköinen CaseM -asianhallintajärjestelmä, jonka yhtenä sovellusosiona on asianhallinta. Asianhallinta toimii hyvinvointialueen yhteiskäyttöisenä hallintodiaarina.
Ehdotus
Esittelijä
-
Jukka Lindberg, hyvinvointialuejohtaja, jukka.lindberg@kainuu.fi
Aluehallitus hyväksyy asiakirjahallinnon laatukäsikirjan sekä kirjaamis- ja rekisteröintiohjeen.