Aluehallitus, kokous 2.10.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 199 Ateria- ja puhtaanapitopalvelun kilpailutus (lisäpykälä)

KHVADno-2023-73

Aikaisempi käsittely

Aluehallitus, 13.2.2023

Valmistelija

Timo Halonen, vs. hyvinvointialuejohtaja, timo.halonen@kainuu.fi

Perustelut

Kainuun sosiaali-​ ja terveydenhuollon kuntayhtymä on teettänyt useita selvityksiä ruokahuollon ja puhtauspalveluiden järjestämiseksi Kajaanin / Kainuun alueella. 

KPMG teki selvityksen Kainuun hyvinvointialuetta ja alueen kuntia palvelevan ateria-​ ja puhtaanapitopanon yhtiön perustamisesta Kainuuseen. Syksyllä 2022 on perustettu Kainuun Ateriapalvelut Oy, jonka toimintaa ei ole kuitenkaan järjestetty. Kolmella kunnalla on periaatepäätös mukaan lähdöstä yhtiöön. 

Kainuun HVA:n investointiohjelmaan sisältyy merkittävä ruokakeskusinvestointi Kainuun keskussairaalan yhteyteen.  

Tehtyjen selvitysten perusteella kokonaiskuva ateria- ja puhtauspalveluiden järjestämisestä Kainuusta ei hahmotu ja siksi Damico Oy:ltä päätettiin tilata koko hyvinvointialuetta koskeva ateria- ja puhtauspalvelujen selvitys.

Damico Oy:n puheenjohtaja Minna Dammert esittelee aluehallituksen kokouksessa raportin. 

Ehdotus

Esittelijä

Jukka Lindberg, hyvinvointialuejohtaja, jukka.lindberg@kainuu.fi

Aluehallitus käy keskustelun selvityksestä ja antaa jatkovalmisteluohjeet.

Päätös

Hyväksyi.

Merkittiin tauko 11:38-12:13.

Tämän jälkeen otettiin käsittelyyn § 52.

Aluehallitus, 27.3.2023

Valmistelija

Timo Halonen, vs. hyvinvointialuejohtaja, timo.halonen@kainuu.fi

Perustelut

Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä teki useita selvityksiä ateria- ja puhtaanapitopalveluiden tuottamisesta. Selvitykset ovat olleet osaselvityksiä, kokonaisuudessaan Kainuun alueen ateria- ja puhtaanapitopalveluiden vaihtoehtoja ei selvitetty. Selvitykset eivät johtaneet päätöksentekoon.

Vuoden 2022 aikana selvitettiin InHouse-yhtiön perustamista yhdessä Kainuun kuntien kanssa. Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä perusti yhtiön, mutta sen toimintaa ei ole käynnistetty eikä osakeantia kunnille ole tehty. Kolme kuntaa ilmaisi kiinnostuksensa mukaan lähtöön. Henkilöstön kanssa käynnistettiin yt-neuvottelut InHouse-yhtiön perustamista koskien. Yt-neuvottelut ovat jatkuneet koko selvittelyprosessin ajan. 

Tammikuun 2023 aikana Damico Oy teki kokonaisselvityksen Kainuun hyvinvointialueen ateria- ja puhtaanapidon järjestelyistä. Selvityksessä selvitettiin myös kuntien palvelutuotanto. Damico Oy:n selvitys, liite. 
Tammikuussa Kainuun hyvinvointialue teki suorahankintailmoituksen palveluiden hankkimisesta ilman kilpailutusta eräiltä kunnallisilta toimijoilta elokuun 2023 loppuun saakka.

Damico Oy suosittaa Kainuun hyvinvointialueen ateria- ja puhtaanapidon ratkaisuksi seuraavaa:

  1. Kuhmon kaupunki, Hyrynsalmen kunta ja Suomussalmen kunta yhteiskilpailuttavat ko. tukipalvelut yhdessä Kainuun hyvinvointialueen kanssa. Paltamon ja Sotkamon kuntien alueelta mukaan kilpailutukseen otetaan tällä tietoa vain soteosuus. Puolangan ja Ristijärven kunnat pääsevät halutessaan mukaan kilpailutukseen. Näin ne säästyvät oman kilpailuttamisen vaivalta ja saavat todennäköisesti paremmat ostohinnat kuin erikseen pienellä volyymilla kilpailutettaessa. Näiden kuntien alueella palvelut voidaan siirtää uuteen sopimukseen voimassa olevien sopimusten päättyessä, mikä helpottaa sopimuksen haltuunottoa.
  2. Kotiateriapalvelu kilpailutetaan edellistä lyhyemmällä sopimuksella erikseen.
  3. Damico Oy ei kuitenkaan ota tiukasti kantaa seuraaviin asioihin:
    • Kilpailutetaanko ruoka- ja puhtauspalvelut yhdessä.
    • Sisällytetäänkö Kajaaniin keskussairaalan alueelle tarvittava tuotantotila osaksi palvelusopimusta.

 

Damico Oy:n selvitys on esitelty kunnille 24.2.2023 ja asiasta on järjestetty keskustelutilaisuus 15.3.2023.

Lisäksi asiasta on saatu lausunnot:

  • Liite 1 Sotkamon ja Kajaanin ateriapalveluista vastaavien kommentit Damico Oy:n 2023 laatimaan järjestämisselvitykseen
  • Liite 2 Kuhmon kaupungin kaupunginhallituksen päätös § 61 21.2.2023

 

Kuntien keskustilaisuudessa kunnilla vaikutti olevan valmiutta pohtia suosituksen mukaista etenemistapaa. Kuntien esille ottamia työllisyys- ja elinvoimakysymyksiä voidaan ottaa huomioon tarjouspyynnön laadintavaiheessa. 

Mikäli suosituksen mukaisen ratkaisuvaihtoehdon mukaisesti päätetään edetä, on kilpailutusprosessin läpiviemiseen syytä hankkia ulkopuolinen asiantuntija.

Ehdotus

Esittelijä

Jukka Lindberg, hyvinvointialuejohtaja, jukka.lindberg@kainuu.fi

Aluehallitus päättää:

  • Ateria-ja puhtauspalveluiden tuottaminen Kainuun hyvinvointialueella järjestetään Damico Oy:n suosituksen mukaisesti ja ateria- ja puhtauspalveluiden tuottajaksi haetaan ulkopuolinen toimija.
  • Aluehallitus päättää esittää Kainuun kunnille kutsun lähteä mukaan ateria-ja puhtauspalveluiden yhteiskilpailutukseen.
  • Kotiateriapalvelu kilpailutetaan edellistä lyhyemmällä sopimuksella erikseen.
  • Edellyttää ennen mahdollisen ulkoistamisratkaisun toteuttamista sekä prosessin eri vaiheissa sitä, että henkilöstön tiedottamisesta huolehditaan
  • Tarjouspyyntövaiheessa selvitetään se kilpailutetaanko ruoka- ja puhtauspalvelut yhdessä ja sisällytetäänkö Kajaaniin keskussairaalan alueelle tarvittava tuotantotila osaksi palvelusopimusta.  

Päätös

Hyväksyi. 

Esteellisyys

Heikki Huotari (yhteisöjäävi), Mikko Polvinen (yhteisöjäävi)

Valmistelija

  • Timo Halonen, vs. hyvinvointialuejohtaja, timo.halonen@kainuu.fi

Perustelut

Kainuun hyvinvointialue, Hyrynsalmen kunta, Kuhmon kaupunki ja Ristijärven kunta (jäljempänä myös ”hankintayksiköt”) perustivat toukokuussa 2023 Ohjausryhmän ohjaamaan ja valvomaan ateria- ja puhtaanapitopalveluiden hankintaprosessia. Lisäksi perustettiin tarjouspyyntöön tarvittavien operatiivisten tietojen keräämiseksi ja käytännön palvelutyön reunaehtojen kuvaamiseksi Projektiryhmä. Sekä Ohjaus- että Projektiryhmässä on edustettuna kaikki hankinnassa mukana olleet organisaatiot.

Kainuun hyvinvointialue on käynnistänyt yt-neuvottelut 13.12.2022 annetulla neuvottelukutsulla ateria- ja puhtaanapitopalveluiden osalta 21.12.2022. Yhteistoimintaneuvottelut jatkuvat edelleen.

Ohjausryhmässä päätettiin

  • kilpailuttaa ateria- ja puhtaanapitopalvelut yhdessä siten, että valituksi tulee yksi palvelutuottaja tai palvelutuottajien ryhmittymä
  • aikataulusta, jonka mukaan uusi palvelutuottaja aloittaa palvelutuotannon 1.2.2024 alkaen
  • määrittää sopimusajaksi viisi vuotta 1.2.2024 alkaen ja kaksi erikseen sovittavaa kahden vuoden optiokautta
  • jättää tämän kyseisen hankintakokonaisuuden ulkopuolelle Kainuun keskussairaalan alueelle rakennettavan tuotantokeittiön investointivastuut
  • hankintayksiköiden henkilöstön ja sidosryhmien tiedottamisesta.

Tarjouspyyntö julkaistiin sovitun aikataulun mukaisesti 8.8.2023. Toimipaikkoihin tutustui kohdekierroksilla elo-syyskuun vaihteessa kolme eri yritystä. Kaksi tahoa, Fodbar Oy sekä SOL Palvelut Oy:n ja Vireko Oy:n muodostama ryhmittymä, jättivät tarjouksen määräaikaan 26.9.2023 mennessä.

Molemmat tarjoukset täyttivät asetetut minimivaatimukset ja olivat tarjouspyynnön mukaisia. Näin ollen hintavertailuun otettiin molemmat tarjoukset. SOL Palvelut Oy:n ja Vireko Oy:n muodostama ryhmittymä esitti tarjouspyynnössä tarkasti esitettyjen laatumääritysten pohjalta tarjouksen, joka oli hinnaltaan halvin.

SOL Palvelut Oy:n ja Vireko Oy:n tarjouksen kokonaishinta on Kainuun hyvinvointialueen ateria- ja puhtaanapitopalveluista 9 698 431,02 €, alv. 0 % kalenterivuodessa.

Hankintaan osallistuvat hankintayksiköt tekevät omat keskenään samansisältöiset hankintapäätökset ja allekirjoittavat kukin oman hankintasopimuksensa valituksi tulevan palvelutuottajan kanssa.  Päätökset tulee tehdä ehdottomasti heti lokakuu 2023 alussa, jotta uuden palvelutuottajan toiminnan aloitus mahdollistuu helmikuun 2024 alusta.

Valitun palveluntuottajan toiminnan käynnistäminen edellyttää, että Kainuun hyvinvointialue ryhtyy suunnittelemaan ja toteuttamaan viivytyksettä muutokset, jotka on toimeenpantava osassa kohteista ateriajakelun muuntamiseksi keskitetyn jakelun mallista hajautetuksi.

Ateria- ja puhtaanapitopalveluiden kilpailutusta ohjaamaan ja valvomaan perustettu ohjausryhmä esittää 28.9.2023 pidetyn kokouksen päätöksellä kokonaishinnaltaan halvimman SOL Palvelut Oy:n ja Vireko Oy:n jättämän tarjouksen hyväksymistä aluehallitukselle.

Ehdotus

Esittelijä

  • Timo Halonen, vs. hyvinvointialuejohtaja, timo.halonen@kainuu.fi

Aluehallitus päättää:

1. hyväksyä SOL Palvelut Oy:n ja Vireko Oy:n muodostaman ryhmittymän tarjouksen

2. valtuuttaa toimialuejohtaja Timo Halosen valmistelemaan sopimuksen ja haltuunoton valmistelua

3. valtuuttaa toimialuejohtaja Timo Halosen valmistelemaan tuotannon hallitun käynnistämisen valitun palveluntuottajan ja hyvinvointialueen toimialueiden kanssa.

Päätös

Hyvinvointialuejohtajan sijainen täydensi päätösehdotusta esittämällä, että pöytäkirja tarkastetaan tämän asian osalta kokouksessa.

Aluehallitus:

Hyväksyi täydennetyn päätösehdotuksen.

Esteellisyys

  • Heikki Huotari, (yhteisöjäävi)

Muutoksenhaku

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

1  Ohjeet hankintaoikaisuvaatimuksen tekemiseksi

Oikaisuvaatimusoikeus

Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas eli se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen).             

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua. Hankintaoikaisuvaatimuksen vireille tulo ja käsittely eivät vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosainen voi hankintalain nojalla hakea muutosta valittamalla markkinaoikeuteen.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Kainuun hyvinvointialueen aluehallitus.

Postiosoite:
Kainuun hyvinvointialue/Aluehallitus
PL 400
87070 Kainuu   

Käyntiosoite: Sotkamontie 13, H-talo, hallinto, 87300 Kajaani

Sähköpostiosoite: kirjaamo.hyvinvointialue@kainuu.fi
Faksinumero: 08 718 0050
Puhelinnumero: 08 615 61 (vaihde)
Kirjaamon aukioloaika: arkisin ma–pe klo 9.00–15.00

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla:

  • hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
  • miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.


Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Kainuun hyvinvointialueen kirjaamosta (ks. yhteystiedot kohdasta ”Oikaisuvaatimusviranomainen”).

 

2  Valitusosoitus markkinaoikeudelle

Valitusoikeus

Tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai se, jota asia koskee, voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi.

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankintasopimuksen hankintalain 130 §:n ja 131 §:n nojalla noudattamatta odotusaikaa.

Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että asianosainen on saanut hankintapäätöksen tiedoksi ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireille tulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Osoite:
Sörnäistenkatu 1
00580 Helsinki

Sähköpostiosoite:
markkinaoikeus@oikeus.fi
Faksinumero: 029 564 3314
Puhelinnumero: 029 564 3300

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava:

  • päätös, johon haetaan muutosta
  • miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi
  • perusteet, joilla muutosta vaaditaan.


Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä:

  • päätös, johon haetaan muutosta valittamalla, alkuperäisenä tai jäljennöksenä
  • todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta
  • asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.


llmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä Kainuun hyvinvointialueen kirjaamoon (ks. yhteystiedot yllä).

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus voi periä valituksen käsittelystä oikeudenkäyntimaksun. Maksusta säädetään tuomioistuinmaksulaissa 11.12.2015/1455.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Kainuun hyvinvointialueen kirjaamosta (ks. yhteystiedot yllä).