Valmistelija
Merja Kemppainen, hankintasuunnittelija, merja.j.kemppainen@kainuu.fi
Perustelut
Hyvinvointialuelain 125 §:n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella aluevaltuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat.
Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan 25.8. § 18:
- käynnistää tilintarkastuspalvelujen hankinnan kilpailutuksen vuosille 2023-2026 sekä mahdollisuuden kahden (2) optiovuoden käyttöön
- antaa hankintatoimelle ohjeet kriteereistä (hinta 60% / laatu 40%)
- antaa oikeuden käynnistää kilpailutus
Hankinnan eteneminen
Tarjouspyyntö 413180 julkaistiin 7.9.2022 Hansel Oy:n dynaamisen hankintajärjestelmän 301065 Tilintarkastuksen palvelut 2020 – 2025 kautta sisäisenä kilpailutuksena. Tarjouspyyntö, tarjousten jättö sekä tarjousvertailu operoitiin kuntayhtymän sähköisessä Cloudia -kilpailutusjärjestelmässä.
Tarjouspyynnössä ilmoitettu sitoumukseton arvio lakisääteisestä tilintarkastuksesta oli n. 70pv/tilikausi. Mahdolliset EU- ja muut hankkeiden tilintarkastukset ja muut erityiset tarkastustehtävät tilataan ja sovitaan erikseen.
Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/07) ja valtioneuvoston asetusta julkisista hankinnoista (614/07) sekä soveltuvin osin julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014). Tarjousten jättöaika päättyi 28.9.2022 klo 12.00.
Suorituskykyyn, ammatilliseen pätevyyteen ja palvelusisältöön liittyvät vähimmäisvaatimukset
Vähimmäisvaatimukset päävastuullisen JHT (JHTT) ja KHT -tilintarkastajan ja hänen varahenkilönsä osalta olivat vähintään 400 (htp) kokemus tilintarkastuksen tehtävistä. Kokemuksesta 100 (htp) tulee olla päävastuullisen tilintarkastajan roolissa. Kokemuksesta vähintään 3 tarkastusta tulee olla kunnan lakisääteistä tilintarkastusta. Tytäryhteisöjen päävastuullisen tilintarkastajan ja hänen varahenkilön vaatimukset olivat yhtenevät edellä mainitun mukaisesti.
Vähimmäisvaatimukset nimettävien JHT (JHTT) ja KHT -tilintarkastajan ja hänen varahenkilönsä osalta olivat vähintään 250 (htp) kokemus tilintarkastuksen tehtävistä. Kokemuksesta 100 (htp) tulee olla tilintarkastajan roolissa. Kokemuksesta vähintään 3 tarkastusta tulee olla kunnan lakisääteistä tilintarkastusta. Tytäryhteisöjen päävastuullisen tilintarkastajan ja hänen varahenkilön vaatimukset olivat yhtenevät edellä mainitun mukaisesti.
Lisäksi vähimmäisvaatimukset nimettävien avustavan tarkastajan (ylempi korkeakoulututkinto tulee olla suoritettu) ja hänen varahenkilönsä osalta olivat vähintään 100 (htp) kokemus tilintarkastuksen avustavista tehtävistä. Tytäryhteisöjen avustavan tarkastajan ja hänen varahenkilön vaatimukset olivat yhtenevät edellä mainitun mukaisesti.
Palvelusisältöön liittyen edellytettiin tilintarkastuksen osalta, että vastuunalainen JHT (JHTT) ja KHT -tilintarkastaja suorittaa vähintään 70 % tarkastuspäivistä, avustava JHT (JHTT) ja KHT -tilintarkastaja vähintään 20 % ja enintään 10 % saa olla ei-auktorisoitujen avustavien tarkastajien suorittamaa tarkastusta. Lisäksi edellytettiin, että tarkastustyöstä vähintään 70 % tehdään tarkastuskohteessa. Etätyön osuus pitää näkyä laskuissa yksilöidysti. Tämä vaatimus koskee erikseen vastuunalaista JHT (JHTT) ja KHT -tilintarkastajaa, avustavaa JHT (JHTT) ja KHT -tilintarkastajaa ja ei-auktorisoituja tarkastajia.
Pääasiallisesti palveluntuottaminen tapahtuu Kainuun hyvinvointialueen osoittamissa tiloissa. Mahdolliset poikkeukset edellä mainitusta sovitaan Toimittajan kanssa erikseen.
Tarjousten vertailu
Tarjousvertailun valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa kokonaispäivähinnan painoarvo on 60 % (maksimipisteet 60) ja laadun painoarvo 40 % (maksimipisteet 40). Päivähinnat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa sisältäen
kaikki kulut (matka- ja majoituskustannukset, matka-ajan, päivärahat, ylityökorvaukset). Tarkastuspäivän hinta on 7,5 h mittainen työpäivä tarkastuskohteessa/etäpäivä.
Laadun lisäpisteet arvioitiin seuraavasti:
1. Päävastuullinen/vastuunalainen tilintarkastaja ja varahenkilö:
- Kokemusta 401-500 htp tai enemmän: 10 p
- Kokemus kunnan tai kuntayhtymän enemmän kuin viisi (5) tarkastusta: 20 p
2. Tilintarkastaja ja varahenkilö:
- Kokemusta enemmän kuin 250 htp, josta 100 htp tilintarkastajan roolissa 5 p
- Kokemus kunnan tai kuntayhtymän enemmän kuin kolme (3) tarkastusta: 5 p
3. Avustava tarkastaja ja varahenkilö:
Määräaikaan 28.9.2022 klo 12.00 tarjouksen jättivät BDO Audiator Oy (y-tunnus 0904285-6) ja KPMG Oy Ab (1805485-9).
Tarjousten avauspöytäkirja 413180, tarjouspyyntö, tarjoukset sekä tarjousten vertailutaulukko ovat tarkastuslautakunnan kokouksessa nähtävänä. Hankinta-asiakirjat ovat asianosaisjulkisia hankintaa koskevan päätöksenteon jälkeen ja yleisöjulkisia sen jälkeen, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Liikesalaisuuden piiriin määritellyt osat tarjousasiakirjoista katsotaan salassa pidettäviksi.
Ehdotus
Puheenjohtajan ehdotus:
Tarkastuslautakunta keskustelee tilintarkastusyhteisön valinnasta ja tekee päätösehdotuksen aluevaltuustolle.
Pöytäkirja tarkastetaan tämän asian osalta kokouksessa.
Puheenjohtajan muutettu päätösehdotus:
Tarjouksen antoi määräaikaan mennessä kaksi palveluntarjoajaa. Molemmat tarjoajat täyttävät tarjouspyynnön mukaiset kelpoisuusehdot ja ovat siten tarjouspyynnön mukaisia.
Tarkastuslautakunta esittää aluevaltuustolle, että:
- Kainuun hyvinvointialueen tilintarkastusyhteisöksi tilikausille 2023-2026 mukaan lukien mahdolliset optiovuodet (1+1) valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt BDO Audiator Oy (0904285-6)
- Kainuun hyvinvointialueen konsernin tytäryhteisöille esitetään tilintarkastusyhteisöksi hyvinvointialuelain 126 §:n mukaisesti hyvinvointialueen valitsemaa tilintarkastusyhteisöä.
- valtuuttaa tarkastuslautakunnan päättämään mahdollisista optiovuosista
Pöytäkirja tarkastetaan tämän asian osalta kokouksessa.
Päätös
Hyväksyi.
Merja Kemppainen esitteli asiaa ja poistui kokouksesta klo 15:21 ennen päätöksentekoa.