Perustelut
Kainuun hyvinvointialueen sosiaalityö- ja sosiaaliohjaus palvelualueen palvelualuepäällikön tekemästä henkilöstöpäätöksestä 27.1.2025 § 1 on tehty oikaisuvaatimus 8.2.2025. Oikaisuvaatimusta koskeva henkilöstöpäätös koskee viranhaltijan virkasuhteen päättämisestä ja virantoimituksesta pidättämisestä. Palvelualuepäällikkö päätti kunnallisesta ja hyvinvointialueen viranhaltijasta annetun lain 35 §:n mukaan irtisanoa viranhaltijan vakinaisen virkasuhteen 27.1.2025. Irtisanomisaika on yksi (1) kuukausi. Irtisanomisaika alkaa kulua sitä seuraavasta päivästä, jona irtisanominen on saatettu tiedoksi. Palvelualuepäällikkö päättää pidättää kunnallisesta ja hyvinvointialueen viranhaltijasta annetun lain 47 §:n mukaan viranhaltijan virasta palvelussuhteen päättymiseen saakka.
Oikaisuvaatimuksen tekijä pyytää 8.2.2025 saapuneella oikaisupyynnöllä, että Kainuun hyvinvointialueen aluehallitus kumoaa 27.1.2025 § 1 tehdyn viranhaltijapäätöksen virkasuhteen päättämisestä ja virantoimituksesta pidättämisestä perustellen sitä seuraavasti. Väite virkarikoksesta on perusteeton. Viranhaltija ei ole rikkonut tai laiminlyönyt velvollisuuksiaan työnantajan epäilemällä tavalla. Viranhaltija on saamansa varoituksen jälkeen käyttänyt LifeCare-järjestelmää ainoastaan työhön liittyviin tarkoituksiin. Viranhaltija ei ole käsitellyt arkaluonteisia tietoja lainvastaisesti. Viranhaltija ei ole saanut perehdytystä tai ohjeita, joissa olisi kielletty tietojen haku tilanteissa, joissa tietoa tarvitaan työhön ja tietoa ei ole muualta saatavissa. Työnantajan olisi lisäksi pitänyt päättämisperusteen arvioinnissa huomioida edellä mainitut omassa vastuupiirissään olevat perehdytyksen ja ohjeistuksen puutteet. Työnantajan vastuulla on ollut käyttöoikeuksien hallinta ja ajan tasalla pitäminen sekä mahdolliset puutteet tietosuojaohjeistuksessa. Edellä todetuista seikoista johtuen työnantajalla ei ole ollut sellaista asiallista ja painavaa syytä, jonka nojalla viranhaltija olisi voitu irtisanoa vakinaisesta virkasuhteesta. Oikaisuvaatimuksessa pyydetään huomioimaan se seikka, että mikäli hyvinvointialue ei oikaise päätöstä ja virkasuhde todetaan myöhemmin lainvastaisesti päätetyksi, tulee työnantajan palauttaa virka ja korvata menetetyt ansiot ajalta, jolta virka on ollut perusteettomasti päätetty.
Oikaisuvaatimuksessa todetaan, että viranhaltijan vahingoksi voidaan katsoa ainoastaan yksittäinen rikkomus, jossa hän on katsonut yksityiselämään liittyvän yhteystiedon järjestelmästä vuonna 2023. Viranhaltijaa on varoitettu asian johdosta 7/2023, josta on kulunut jo 1,5 vuotta. Virkarikokseen vetoaminen on siten virkasuhteen päättämisperusteena vanhentunut. Päätös on virheellinen, koska aiempi varoitus lähes 1,5 vuoden takaisesta teosta ei ole liittynyt työhön liittyvään käyttöön, joten viranhaltija ei ole voinut varoituksen perusteella ymmärtää, miten tai mistä järjestelmästä työhön liittyviä tietoja tulisi hakea tai että niiden hakeminen LifeCare-asiakastietojärjestelmästä olisi kiellettyä. Viranhaltija ei ole myöskään katsonut arkaluonteisia tietoja eikä tietojen käyttö työhön ole siten ollut lainvastaista.
Oikaisuvaatimuksessa todetaan, että myöhempi asiakastietojärjestelmän käyttö on liittynyt yksinomaan viranhaltijan työhön, mihin hänellä on ollut tietosuojalainsäädännön mukaan oikeus. Viranhaltijan menettely ei ole siten ollut annetun varoituksen jälkeen tietosuojalain tai muunkaan lain vastainen. Myöhemmässä menettelyssä ei ole myöskään kyse virkarikoksesta eikä kyse ole siten tälläkään perusteella samasta asiasta. Näin ollen väitetty rikkomus olisi liittynyt ainoastaan sellaiseen tietojärjestelmän käyttöön, joka ei olisi ollut työnantajan ohjeistuksen mukaista. Käytännössä minkäänlaista selkeää ohjeistusta ei ole kuitenkaan ollut ja viranhaltija on toiminut toimipaikalla muodostuneiden käytäntöjen mukaisesti. Seuraamuksena irtisanominen sekä virasta pidättäminen, ilman palkanmaksua virasta pidättämisen ajalla ja irtisanomisajan kuluessa, on lisäksi poikkeuksellisen ankara. Käytännössä se vastaa virkasuhteen purkua. Seuraamus ei ole siten oikeasuhtainen suhteessa siihen, mikä on ollut väitetyn rikkomuksen sisältö.
Oikaisuvaatimuksessa tuodaan esiin, että viranhaltija on käyttänyt LifeCare-tietojärjestelmää ainoastaan sosiaalityöhön liittyvien virkatehtävieni/työtehtävien hoitamiseen Kainuun hyvinvointialueella. Kaikki henkilötietojen tarkastaminen LifeCare-järjestelmässä on liittynyt suoraan viranhaltijan työtehtäviin, kuten asiakastietojen tarkistamiseen ja laskutuksen valmisteluun. Viranhaltija on tai on ollut kaikkiin lokitiedoissa oleviin henkilöihin suora tai välillinen asiakkuus. Lisäksi viranhaltija on joutunut käymään LifeCare-tietojärjestelmässä tarkistamassa asiakkaiden päätöksiä laskutusta varten. Viranhaltija on suorittanut nämä toimenpiteet virkatehtävien hoitamiseksi, eikä ole katsonut henkilötietoja ilman perusteita. Viranhaltija ei ole myöskään katsonut muita henkilötietoja kuin niitä, joita on tarvinnut edellä mainittujen asioiden hoitamiseksi. Viranhaltija on myös ollut tekemisissä järjestelmässä olevien henkilöiden kanssa joko suoraan tai välillisesti asiakkuuden kautta (esimerkiksi lapsen tai lähiomaisen kautta). Tällöin viranhaltija ei ole miltään osin avannut arkaluonteisia tietoja, vaan on hakenut tiedot järjestelmän pääsivulta. Lisäksi oikaisuvaatimuksessa vedotaan lain säädännön määräaikoihin sekä hoidettavien asioiden kiireellisten sosiaalihuollon toimenpiteiden arviointiin, joiden vuoksi viranhaltija on mennyt katsomaan Lifecare-järjestelmästä yhteystietoja.
Oikaisuvaatimuksessa todetaan, että viranhaltijan ei ole väitettykään käsitelleen edellä mainittuja arkaluonteisia tietoja, vaan ainoastaan niitä järjestelmän ”etusivulla” olevia tietoja, jotka liittyvät mm. asiakkaiden yhteistietoihin, joita hän tarvitsee työssään.
Oikaisuvaatimuksessa on todettu, että rikosasian käsittelyn yhteydessä Kainuun hyvinvointialue on antanut virheellisen tiedon, siitä, mitä tietoja viranhaltija olisi ollut mahdollista nähdä LifeCaren -asiakassietojärjestelmästä haetun osoitetiedon lisäksi. Työnantaja on siten toiminut virheellisesti oikeudelle, että viranhaltija olisi voinut nähdä henkilön potilastietoja.
Lisäksi oikaisuvaatimuksessa tuodaan esille, että muutkin käyttävät järjestelmää viranhaltijan kanssa vastaavalla tavalla, joten työnantajan menettely on myös tasapuolisen kohtelun vastaista. Yhtäältä oikaisuvaatimuksessa tuodaan esille, että aluehallituksen tulisi pyytää järjestelmän käyttöön perehtyneeltä selvitys normaalista käytöstä työpaikalla sekä lokitiedot muista järjestelmien käyttäjistä ja heidän käyttönsä laajuudesta. Viranhaltija katsoo lisäksi oikaisuvaatimuksessaan, että työnantaja on laiminlyönyt tietosuojalainsäädännön mukaiset velvoitteet ja menettelyt.
Vastaus oikaisuvaatimukseen ja siinä todettuun
Vastauksena oikaisuvaatimukseen todetaan, että hyvinvointialueen tietoon on tullut marraskuussa 2024, että ulkopuolinen henkilö on pyytänyt omien tietojen osalta Lifecaren-potilastietojärjestelmän lokiraportin, koska hänellä on ollut aihetta epäillä jonkun käyneen hänen tiedoissaan ilman perustetta. Tämän selvityksen jälkeen on käynyt ilmi, että viranhaltija on käynyt kyseessä olevan henkilön tiedoissa vailla perustetta. Tämä yksittäisen henkilön lokitieto asiaa koskeva rikkomus käsiteltiin tähän asiaan liittyvissä kuulemisessa ja määriteltyyn seuraamukseen vaikuttaa myös tämä rikkomus. Viranhaltijalla on aiempi tietosuojarikkomus, josta saanut kirjallisen varoituksen heinäkuussa 2023.
Tämän uuden lokitietoon liittyvän rikkomuksen vuoksi työantajan velvollisuus oli selvittää laajemmin viranhaltijan käyttölokeja. LifeCare -potilastietojärjestelmän käyttöä koskien työnantaja käynnisti laajemman lokitietoselvityksen, koska on ollut aihetta epäillä laajempaa perusteetonta käyttöä. Tämän vuoksi pyydettiin lokitiedot aikaväliltä 1.1.2023- 21.11.2024. Työnantaja on saanut nämä lokitiedot käyttöönsä 20.12.2024. Asiassa on toimittu hyvinvointialueen ohjeistuksen ja prosessin mukaisesti siten, että työnantaja on pyytänyt viranhaltijalta selvitystä asiaan. Lisäksi työnantaja on pyytänyt kannanotot myös esihenkilöltä ja järjestelmäasiantuntijalta. Viranhaltijaa on kuultu palvelussuhteen päättämisestä, että virantoimituksesta pidättämisestä 8.1.2025 ja 24.1.2025. Selvyyden vuoksi todetaan, että Lifecare-potilastietojärjestelmä on potilastietojärjestelmä, eikä siis kyseessä ole oikaisuvaatimuksessa todetulla tavalla asiakastietojärjestelmä.
Vastauksena oikaisuvaatimukseen todetaan, että seuraavat seikat kokonaisuutena arvioiden ovat merkittävästi heikentäneet luottamusta viranhaltijaan:
1. aiempaan kirjalliseen varoitukseen johtanut menettely, ja sen seuraamukset
2. yksittäiseen henkilöön kohdistunut tietosuojarikkomus lokakuussa 2024
3. joulukuussa valmistuneessa laajassa lokitietoselvityksessä ilmi tulleet useat perusteettomat käynnit potilaiden tiedoissa
Aiempi kirjallinen varoitus on otettu huomioon yhtenä tekijänä, kun työnantaja on arvioinut luottamusta viranhaltijaan ja päätynyt virkasuhteen irtisanomiseen ja virantoimituksesta pidättämiseen. Huomioitavaa tässä tapauksessa on se, että hoitosuhteen varmennus on kohdistunut henkilöihin, joihin ei ole asiakassuhdetta/potilassuhdetta. Asiakassuhde on liittynyt sellaisiin sosiaalityön virkatehtäviin, joiden osalta ei ole oikeutta käyttää potilastietojärjestelmää.
Lifecare-potilastietojärjestelmän työnantajan aloitteesta tehdyn lokitietojen tarkastuksen yhteydessä on jäänyt epäselväksi 118 asiakasta koskevat Lifecare-potilastietojärjestelmässä tehdyt käynnit. Käyttölokissa näkyy myös asiointia, joista ilmenee, että asiointi on ollut asianmukaista ja virkatehtävien hoitoon liittyvää ja näistä ei erillisesti ole pyydetty selvitystä, eivätkä sisälly tähän 118 asiakkaaseen. Järjestelmäasiantuntijan antaman lausunnon ja liitteen mukaan viranhaltija on mennyt asiakkaan papereihin kotihoitosovelluksen kautta 78 asiakkaan kohdalla ja näistä kuudentoista 16 asiakkaan kohdalla hän on avannut lisäksi potilaan perustiedot sekä avannut yhteyshenkilöt ja organisaatiot-välilehden. Järjestelmäasiantuntijan lausunnon ja liitteen mukaan viranhaltija on mennyt 15 eri asiakkaan papereihin sekä koosteen että kotihoitosovelluksen kautta. Näistä asiakkaista seitsemän (7) kohdalla viranhaltija on avannut lisäksi potilaan perustiedot sekä avannut yhteyshenkilöt ja organisaatiot-välilehden joko mentäessä kotihoitosovelluksen tai koosteen kautta.
Järjestelmäasiantuntijan lausunnon ja liitteen mukaan viranhaltija on mennyt asiakkaan papereihin pelkästään koosteen kautta 25 asiakkaan kohdalla. Näistä asiakkaista viiden asiakkaan kohdalla viranhaltija on avannut lisäksi potilaan perustiedot sekä avannut yhteyshenkilöt ja organisaatiot-välilehden. Oikaisuvaatimuksessa on väittämä siitä, että järjestelmässä ei pysty etenemään hakeakseen asiakkaan yhteystietoja ilman hoitosuhteen varmistusta. Toisin kuin oikaisuvaatimuksessa on väitetty asiakkaan yhteystietojen tai yhteyshenkilön yhteystietojen saamiseksi ei ole tarpeen varmentaa hoitosuhdetta, vaan ne saa näkyviin ilman hoitosuhteen varmennetta. Järjestelmäasiantuntijan lausunnossa ilmenee, että asiakkaan perustietoihin on pääsy kotihoitosovelluksen kautta ja perustietojen kautta pääsee välilehdelle, missä näkyy ensisijaisen yhteyshenkilön tiedot (liite Pääkäyttäjän lisäselvitys Lifecare näkymistä). Todettakoon myös se, että viranhaltija totesi kahdessa kuulemisessa sen, että hän ei edes ymmärrä, mitä hoitosuhteen varmennus tarkoittaa, joka on itsessään ristiriidassa nyt oikaisuvaatimuksessa esitettyyn väitteeseen, kun väitetään, että täytyy varmentaa hoitosuhde saadakseen yhteystiedot.
Viranhaltijalla ei ole oikeutta käyttää/katsoa LifeCare-potilastietojärjestelmästä asiakkaiden tietoja hoitaessaan sosiaalihuollon työtehtäviä, joiden asiakasasioiden hallinta tapahtuu sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmässä. Viranhaltijalle on myönnetty LifeCare-potilastietojärjestelmän käyttöoikeudet yksittäisen asiakasryhmän osalta tiettyyn tehtävään. Edellä todettu tarkoittaa selvyyden vuoksi sitä, ettei järjestelmää ole oikeutta käyttää edes puhelinnumeron tai osoitetiedon hakemiseen muutoin. Yhteystietojen tarve ei anna oikeutta terveystietoihin käyttäen potilastietojärjestelmää. Oikeuden käyttää asiakastietoja on perustuttava sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilön ja muun asiakastietoja käsittelevän henkilön työtehtävään ja annettavaan palveluun siten, että henkilöllä on oikeus käyttää vain työtehtävissään tarvitsemiansa välttämättömiä asiakastietoja ja asiakastietojen käsittelyn perusteena on oltava tietoteknisesti varmistettu asiakassuhde tai muu asiakkaan sosiaalipalvelun järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvä tehtävä sekä sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella säädetään, mitä tietoja ammattihenkilöt ja muut asiakastietoja käsittelevät henkilöt työtehtävänsä ja annettavan palvelun perusteella saavat käyttää (laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 9 §). Lisäksi asiassa on kiinnitettävä huomiota siihen, että kyseessä oleva viranhaltija on virkatehtävissä myös etsinyt tietoja hyvin laajasti siten, että hän on etsinyt sosiaalihuollon tehtävissä olevien asiakkaiden useiden perheenjäsenten puhelinnumeroita. Sosiaalihuollon tehtävissä on ProConsona /Omni-asiakastietojärjestelmä.
Oikaisuvaatimuksessa vedottiin sosiaalityön kiireellisiin tehtäviin, joiden vuoksi yhteystietoja on potilastietojärjestelmästä haettu. Todettakoon tähän, että kiireellisten sosiaalihuollon tehtävien hoitaminen ei edellytä Lifecare-potilastietojärjestelmää ja se ei oikeuta järjestelmää käyttämään. Vastaavissa tehtävissä Lifecare -potilastietojärjestelmää ei ole lainkaan käytössä. Huomioitavaa on, että sosiaalihuoltoon vireille tulevissa ilmoituksissa ja yhteydenotoissa on merkittynä yhteystiedot asiakkaaseen tai ilmoittajaan. Mikäli puhelinnumeroa ei ole saatavilla ja tullut ilmoitus arvioidaan kiireellisenä, niin tarkastetaan VTJ-järjestelmästä osoitetieto ja lähdetään kotikäynnille selvittämään kiireellisen avun tarve. Lisäksi kiireellisyydenarviointi ei koskaan voi olla perusteena sille, että viranhaltija toimii vastoin annettuja käyttöoikeuksia. Viranomaisella on asiasta riippuen mahdollisuus olla yhteydessä sosiaalipäivystykseen ja esimerkiksi poliisiin kiireellisten tilanteiden osalta tuen saamiseksi ja asioiden selvittämiseksi. Sen lisäksi, että viranhaltija on käyttänyt kyseessä olevaa potilastietojärjestelmää ohjeiden ja käyttöoikeuksiensa vastaisesti virkatehtävissään, hän on tämän lisäksi varmistanut hoitosuhteen olevan olemassa useamman asiakkaan kohdalla.
Hoitosuhteen vahvistus on koskenut yhteensä 39 asiakasta. Näistä kahdessa on ollut erilliset selvitykset, kolme asiakasta on liittynyt virkatehtävien hoitamiseen ja yhden asiakkaan osalta on voinut liittyä virkatehtävien hoitoon, mutta potilasasiakirjoista ei löydy selkeää perustetta käynnille. Lisäksi yhden asiakkaan osalta käynti YLE-välilehdellä, perustetta käynnille ei ole osoitettavissa. Täsmennyksenä todettakoon, että hoitosuhteen varmistuksen johdosta viranhaltija on päässyt näkemään asianomaisten riskitiedot, LC lääkityksen, potilaan laskutustiedot, informoinnit, viestit, yhteydenotot ja hoidon tarpeen arviointi, käynnit ja varaukset, diagnoosit, saneluiden kuuntelu ja määräykset. Viranhaltija ei ole terveydenhuollon ammattihenkilö, hänellä ei ole hoitosuhteita asiakkaisiin, eikä minkäänlaista oikeutta mennä kyseessä oleviin tietoihin LifeCare-potilastietojärjestelmän kautta omien asiakkaidensa kohdallakaan.
Oikaisuvaatimuksessa todetaan, että viranhaltija on saanut 7.7.2023 kirjallisen varoituksen tietosuojarikkomuksesta ja virka-aseman väärinkäytöstä. Varoituksen viranhaltija on saanut yksityiselämään liittyvän osoitetiedon hakemisesta LifeCaren -potilastietojärjestelmästä. Todeten oikaisuvaatimuksessa sen, että tässä yhteydessä huomioitavaa on se, että Kainuun hyvinvointialue on antanut edellä mainitun asian oikeuskäsittelyyn virheellisen tiedon, siitä, mitä tietoja viranhaltijan olisi ollut mahdollista nähdä LifeCaren-asiakastietojärjestelmästä haetun osoitetiedon lisäksi. Työnantaja on siten toiminut virheellisesti oikeudelle, että viranhaltija olisi voinut nähdä henkilön potilastietoja. Oikaisuvaatimuksessa todetaan, että järjestelmäasiantuntijan lausunnosta käy ilmi, että hän on nähnyt vain henkilön yhteystiedot, ei potilastietoja.
Edellä todettuun oikaisupyynnön väitteeseen liittyen työnantaja on tarkistanut erikseen kyseisen asiakkaan osalta järjestelmäasiantuntijan 16.1.2025 antaman lausunnon ja sen mukana olevan liitteen. Näiden perusteella voidaan todeta, että viranhaltija on 28.1.2023 käyntikerralla mennyt asiakkaan papereihin kotihoitosovelluksen kautta ja 31.3.2023 käyntikerralla koosteen kautta, jolloin hän on myös varmistanut hoitosuhteen. Lisäksi todettakoon, että Lifecare ei ole asiakastietojärjestelmä vaan potilastietojärjestelmä.
Viranhaltijan käyntikerta 28.1.2023 tarkoittaa järjestelmäasiantuntijan lausunnon mukaan seuraavaa: ”Kotihoito-sovellukseen mennään: Kun Lifecaressa avaa Sovellukset, sen alta löytyy Kotihoito. Se valittu, sen jälkeen kotihoidon asiakastiedot kohtaan laitetaan joko asiakkaan nimi tai henkilötunnus. Tämän jälkeen asiakkaan tiedot näkyvät yläbannerissa: henkilötunnus, nimi, tuo riskitiedot kolmion aktiiviseksi, jos lisätty riskitietoja, erilaiset asiakasryhmät, jos asiakas on niihin lisätty, tuo myös sen tiedon, jos asiakas on osastolla (osaston paikkatiedon)”. ”Potilaiden papereita avannut kotihoitosovelluksen kautta, jolloin tuo lokiraportille automaattisesti tiedot: Riskitiedot on haettu riskikolmioon, Potilas valittu, Asiakkaan tai potilaan sijainti on haettu. Ei tule hoitosuhteen varmistuskysymystä.”
Lifecare pääkäyttäjän selvityksen mukaan mentäessä järjestelmään kotihoitosovelluksen kautta, perustietobannerissa näkyy potilaan henkilötunnus, suku- ja etunimet, potilaan sijainti, mikäli on vuodeosastohoidossa, potilaan osoitetiedot, potilaan puhelinnumero, mikäli lisätty perustietoihin, riskitietokolmio, johon ohjelma hakee automaattisesti potilaalle kirjatut riskitiedot, riskitiedot näytetään pop up -ruudulla - asiakasryhmä, johon potilas lisätty ja vastuuhoitaja/vastuulääkäri, mikäli tiedot lisätty.
Viranhaltijan käyntikerta 31.3.2023 tarkoittaa järjestelmäasiantuntijan lausunnon mukaan seuraavaa:
”Potilaan koostesivulta mentäessä, kun asiakas valittu nimellä tai hetulla, latautuu automaattisesti riskitiedot riskikolmioon sekä tulee Hoitosuhteen varmistuskysymys. Kun siihen valitsee jonkun vaihtoehdon, ohjelma siirtyy automaattisesti asiakkaan/potilaan työtilaan, missä olevat laatat avautuvat automaattisesti. Laatat ovat lokiraportin mukaan: Riskitiedot, LC lääkitys, Potilaan laskutustiedot, informoinnit, Viestit, Yhteydenotot ja hoidon tarpeen arviointi, Käynnit ja varaukset, Diagnoosit, Saneluiden kuuntelu, Määräykset.”
Kyseisellä Lifecaren käyntikerralla 31.3.2023 viranhaltija on siis vahvistanut hoitosuhteen ja nähnyt potilaan työtilassa olevat edellä mainitut laatat, jotka sisältävät asiakkaan terveystietoja. Työnantaja ei ole antanut mitään virheellistä tietoa kyseisen asian osalta oikeuskäsittelyyn ja näin ollen oikaisuvaatimuksessa esitetty väite on tältä osin kaikkinensa perusteeton.
Oikaisuvaatimuksessa todetaan, että työnantaja on laiminlyönyt paitsi järjestelmien teknisen rajaamiseen tarpeelliseen tietoon, myös asianmukaiseen perehdytyksen viranhaltijalle ja muille työntekijöille. Viranhaltijalain 13 §:n mukaan työnantajalla olisi ollut muutostilanteissa velvollisuus huolehtia siitä, että viranhaltija saa riittävän perehdytyksen ja ohjeistuksen työvälineidensä käytöstä. Tämä velvollisuus koskee myös tietojärjestelmien käyttöä. Työnantaja ei ole missään vaiheessa tiedottanut viranhaltijaa LifeCare -asiakastietojärjestelmään liittyvistä koulutuksista.
Vastauksena oikaisuvaatimukseen tältä osin on todettava, että Lifecare on potilastietojärjestelmä ja sitä käyttäessään täytyy olla hoitosuhde potilaaseen. Kirjalliset ohjeet löytyvät potilastietojärjestelmä Lifecareen ja asiakastietojärjestelmä Pro Consona/Omniin henkilökunnan käytössä olevasta intrasta. Lisäksi Kainuun hyvinvointialueella on laadittu tietoturvapolitiikkaohjelma, joka on myös kaikkien saatavilla intrasta. Lisäksi tietosuojaan ja tietoturvaan ohjeita löytyy intrasta, joihin viranhaltijan tulee perehtyä. Viranhaltijan on suoritettava virkasuhteeseen kuuluvat tehtävät asianmukaisesti ja viivytyksettä noudattaen asianomaisia säännöksiä ja määräyksiä sekä työnantajan työnjohto- ja valvontamääräyksiä. Päivitetystä tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksesta on informoitu lähiesihenkilön toimesta kaikkia työntekijöitä 12.3.2024 ja uudelleen samansisältöisenä 13.8.2024 suullisesti ja kirjallisesti sähköpostilla. Tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksista on ollut tietoa myös intrassa. Viranhaltijan kanssa on käyty asia läpi myös varoituksen antamisen yhteydessä. Viranhaltija on kuulemisessa kertonut käyneensä koulutukset aiheeseen liittyen. Lifecare- potilastietoärjestelmässä itsessään on käyttöohjeet sen käyttöön ja siihen liittyen on järjestetty useita koulutuksia, joista on tullut ilmoitus kaikille viranhaltijoille. Lisäksi viranhaltija on saanut varoituksen kyseessä olevaan aiheeseen liittyen ja tällöin viranhaltijan kanssa on käyty muun ohella se keskeinen asia lävitse, mihin järjestelmää saa käyttää ja mitä järjestelmää viranhaltijan tulisi käyttää tehtävien hoitamisessa, minkä voivat vielä erikseen vahvistaa itse kuulemistilaisuudessa ja varoituksen antamisessa mukana olleet työnantajan edustajat. Sosiaalityössä asiakastyön kirjaamiseen, tietosuojaan ja tietoturvaan liittyen on oma osio yksiköiden omavalvontasuunnitelmissa. Omavalvontasuunnitelmat on päivitetty ja päivitysten yhteydessä asiaa on käsitelty työntekijöiden kanssa. Lisäksi omavalvontasuunnitelma on jaettu kaikille työntekijöille omaan käyttöön ja omiin työpisteisiin esille laitettavaksi.
Viranhaltijalle on myönnetty Lifecare-oikeudet Kainuun hyvinvointialueelle yksittäisen sosiaalihuollon tehtävien hoitamista varten. Tällöin viranhaltijalle on toimitettu käyttöoikeuksien salassapito- ja käyttäjäsitoumus. Sitoumuksessa muun muassa todetaan, että olen lukenut ja ymmärtänyt yllä olevan salassapito- käyttäjäsitoumuksen periaatteet ja sitoudun noudattamaan niitä. Kunkin käyttäjän on tutustuttava hyvinvointialueen tietosuojaohjeisiin sekä käyttämiensä tietojärjestelmien käyttöohjeisiin. Rekisterien katselu- tai käyttöoikeutta ei ole muihin kuin työtehtävien edellyttämiin tietoihin, esimerkiksi ei omiin eikä lähiomaisten henkilö-, asiakas- tai potilastietoihin. Tietojen väärinkäyttö tai tahallinen ohjeiden vastainen toimintaa voi johtaa organisaatiossa voimassa oleviin sanktioihin tai rikosoikeudellisiin seuraamuksiin. Huomioitavaa tässä tapauksessa on myös se, että viranhaltija on käynyt Lifecaressa myös omissa tiedoissaan.
Viranhaltijan virkatehtävään on kuulunut sellainen työtehtävä, jonka osalta hänelle on kuulunut olla oikeudet Lifecare-potilastietojärjestelmään kyseisen työtehtävän osalta. Myönnetty käyttöoikeus tiettyyn työtehtävään määrittää jo sen, mihin työtehtäviin käyttöoikeuksia on oikeutettu käyttämään. Lifecare -potilastietojärjestelmää käytetään rajatun asiakasryhmän palvelupäätöksien sekä maksupäätöksien tekemisessä. Näiden työtehtävien osalta Lifecare-potilastietojärjestelmän käyttö on ollut asianmukaista ja työtehtävien mukaista. Mutta muutoin Lifecare potilastietojärjestelmää ei viranhaltijan tule käyttää. Huomioitavaa asiassa on se, että lähes kaikissa viranhaltijan omissa tehtävänkuvan mukaisissa virkatehtävissä ei käytetä Lifecare-potilastietojärjestelmää. Kuitenkin viranhaltijan potilastietojärjestelmän käyttö on ollut tästä huolimatta varsin laajaa.
Viranhaltijalla on rajatun Lifecare käyttöoikeuksien lisäksi pääasiallinen käyttöoikeus Proconsona/Omniin virkatyöhön liittyen ja käyttöoikeuksien laajuus on määritelty virkatehtävien mukaisesti. Käyttöoikeudet viranhaltijalla ovat olleet asianmukaiset ja työtehtävien mukaisesti määritellyt. Viranhaltijan tapauksessa on nyt kyse siitä, että myönnettyjä käyttöoikeuksia on käytetty vääriin tarkoituksiin. Käyttöoikeudet on siten täysin oikein määritelty, mutta viranhaltijan itsensä tulee huolehtia siitä, että niitä käytetään niihin tarkoitettuihin tehtäviin. Lisäksi työnantaja korostaa tässä yhteydessä siitä, että virkavastuun puitteissa viranhaltijalla on muiden viranhaltijoiden tavoin velvollisuus olla tietoinen virkatehtäviään koskevasta lainsäädännöstä, eikä hän voi väistää virkavastuuta sillä, ettei hän voi tietää, miten virkatehtävää hoitaessaan tulisi menetellä. Lisäksi tietosuoja- ja tietoturvakoulutus on tarjolla non-stoppina ja se on suoritettava määräajoin.
Oikaisuvaatimuksessa todetaan, että annettu päätös on todennäköisesti perustunut sellaisten henkilöiden näkemyksiin, jotka eivät tunne järjestelmää ja sen käyttöä riittävästi arjen tasolla. Oikaisuvaatimuksessa on todettu edellä todetun lisäksi, että jotta asia olisi hallintolain mukaan riittävästi selvitetty, tulisi aluehallituksen pyytää järjestelmän käyttöön perehtyneeltä selvitys normaalista käytöstä työpaikalla sekä lokitiedot muista järjestelmien käyttäjistä ja heidän käyttönsä laajuudesta. Tämä osoittaisi, että viranhaltijan menettely vastaisi sitä, miten useimmat käyttäjät järjestelmää käyttävät työasioissa. Siten viranhaltijalle asetettu seuraamus ole miltään osin oikeasuhtainen suhteessa rikkomukseen eli työnantajan laatimien epäselvien ohjeiden väitettyyn rikkomiseen.
Vastauksena todettakoon, että Kainuun hyvinvointialueella edellytetään, että Lifecare-potilastietojärjestelmää käytetään annettujen ohjeiden mukaisesti ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Asiasta on pyydetty selvitys järjestelmäasiantuntijalta. Lisäksi asiaan liittyen on pyydetty selvitys Lifecare-potilastietojärjestelmän pääkäyttäjältä, jonka vastuulla on Lifecare-potilastietojärjestelmä. Selvityksistä käy lokitietojen osalta kaikki oleellinen ilmi. Selvityksestä käy ilmi kaikki oleelliset tiedot, jotka tarvitaan tämän asian arvioimiseksi sen osalta, onko kyseisen viranhaltijan Lifecare-järjestelmän käyttö ollut asianmukaista. Selvityksistä käy ilmi, että käyttö ei ole ollut asianmukaista ja selvitykset on pyydetty asianosaisilta, joilla on Lifecaren osalta laaja tietämys ja kyky arvioida käytön oikeellisuutta. Tässä tapauksessa on tarkasteltu kyseisen viranhaltijan Lifecare-potilasjärjestelmän käyttöä. Asiaa on siis selvitetty Kainuun hyvinvointialueen ohjeistuksen mukaisesti ja riittävässä määrin ratkaisun tekemiseksi kyseessä olevan viranhaltijan osalta.
Irtisanomista ja virantoimituksesta pidättämistä koskevan päätöksen jälkeen on ilmennyt myös muita viranhaltijan työtehtävien suoritukseen liittyviä puutteita, mitkä ovat vielä entisestään heikentäneet luottamusta kyseessä olevaan viranhaltijaan. Puutteita on ilmennyt asiakastietojen dokumentoinnissa Pro Consona asiakastietojärjestelmään. Erityisen huomioitavaa tässä asiassa on se, että viranhaltija on suorittanut virkatehtäviään aikana, jolloin viranhaltijalla ei ole ollut työntekovelvoitetta 2.1.2025 alkaen ja ennen sitä muun poissaolon vuoksi 18.12.2024 lähtien, mutta silti viranhaltija on hoitanut asiakkaiden asioita kotoa käsin eikä ole noudattanut työnantajan antamia ohjeita. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 17 § ja 37 § määrittää, että sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilön ja palvelun antamiseen osallistuvan avustavan henkilön tulee kirjata asiakasasiakirjoihin asiakkaan palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan turvaamiseksi tarpeelliset ja riittävät tiedot.
Oikaisuvaatimuksessa todetaan, että virkasuhteen päättämisperusteen tulee olla asiallinen ja painava. Arviointi pitäisi perustua kokonaisharkintaan. Päättämisperusteen arvioinnissa on huomioitava myös se, että viranhaltijalain 36 §:n nojalla irtisanomisperusteeseen tulee vedota kohtuullisessa ajassa. Vastaavasti purkamisperusteeseen tulee lain 42 §:n mukaan vedota 14 päivän kuluessa siitä, kun työnantaja sai tiedon purkamisen aiheesta. Tästä syystä olisi paitsi kohtuutonta, myös viranhaltijalain 36 ja 42 §:ien perusteella lainvastaista vedota päättämisperusteena mahdollisiin rikkomuksiin tai laiminlyönteihin samalta ajalta ja samoista seikoista, joista viranhaltija on 7.7.2023 saanut varoituksen. Vastaavasti työhön liittyvä järjestelmän käyttö ei ole ollut lainvastaista sekä myöskään sellainen seikka, joka ohjeiden vastaisena olisi katsottava asialliseksi ja painavaksi syyksi irtisanomiseen. Viranhaltija ei ole saanut perehdytystä LifeCare-tietojärjestelmän käyttöön eikä ohjeita sen asianmukaisesta käytöstä työtehtävissä. Varoituksen saatuaan viranhaltija on ymmärtänyt, että asiakkaiden tietoja saa käyttää vain virkatehtäviin. Varoituksen yhteydessäkään viranhaltijalle ei ole kuitenkaan selvennetty, miten järjestelmää tulee käyttää virkatehtävien hoitamisessa tilanteessa, jossa työhön liittyvää tietoa ei voida muualta hakea.
Vastauksena oikaisuvaatimukseen todetaan tältä osin jo edellä selostettuun ja lisäksi oikaisuvaatimuksen kohteena olevan päätöksen perusteluihin ja todetaan, että viranhaltija on virassa toimiessaan tahallaan rikkonut virkatoiminnassa noudatettavia säännöksiin tai määräyksiin perustuvan virkavelvollisuutensa. Hän on tahallaan toistuvasti rikkonut virkatoiminnasta noudatettavia säännöksiä ja määräyksiä. Hänen ei olisi tullut käyttää kyseessä oleva potilastietojärjestelmää edellä todetut rajaukset huomioiden, eikä hänellä ole ollut perustetta varmentaa hoitosuhdetta, eikä edes hakea järjestelmästä yhteystietoja. Hänellä ei ole ollut virkatehtävistä johtuvaa perustetta näiden tietojen katselemiseen. Viranhaltija ei ole muuttanut toimintaansa saamastaan varoituksesta huolimatta. Viranhaltijan menettely on kokonaisuus huomioiden olennaisesti heikentänyt työnantajan luottamusta viranhaltijaan siten, ettei työnantajalta voida kohtuudella edellyttää virkasuhteen jatkamista. Varoituksen antamista ja muuhun virkasuhteeseen sijoittamista koskevat säännökset eivät tule sovellettaviksi. Työnantajalla on ollut viranhaltijalain 35 §:n mukainen asiallinen ja painava syy viranhaltijan irtisanomiseen ja yhtäältä myös kyseessä olevan lain 47 §:n mukainen peruste virantoimituksesta pidättämiseen.
Oheismateriaali:
Liite 1. Viranhaltijapäätös 27.1.2025 §1 viranhaltijan irtisanomisesta ja virantoimituksesta pidättämisestä
Liite 2. Oikaisuvaatimus liitteineen
Liite 3. Viranhaltijan antama selvitys yksittäinen asiakas 6.11.2024
Liite 4. Esihenkilön kannanotto yksittäinen asiakas 15.11.2024
Liite 5. Viranhaltijan 2.1.2025 antama selvitys laaja lokitieto
Liite 6. Viranhaltijan 8.1.2025 antama selvitys laaja lokitieto
Liite 7. Esihenkilön kannanotto laaja lokitieto asiaan 20.1.2025
Liite 8. Järjestelmäasiantuntijan 16.1.2025 antama lausunto ja liite laaja lokitieto
Liite 9. Lifecare pääkäyttäjän antama lisäselvitys Lifecare näkymistä 16.1.2025