Perustelut
Hallinto- ja tukipalveluiden toimialueen vastaus valtuustoaloitteeseen koskien tukipalveluhankintaa
Tarjouspyynnössä ja palvelutuottajan kanssa laaditussa sopimuksessa Kainuun hyvinvointialue on edellyttänyt, että palveluntuottaja noudattaa kulloinkin voimassa olevia kansallisia ikäryhmäkohtaisia ravitsemussuosituksia. Tarjouspyynnön laadintaa, hankinnan toteutusta ja palvelusopimuksen haltuunottoa valvoi säännöllisesti kokoontunut tilaajan vastuuhenkilöistä muodostettu ohjausryhmä. Ohjausryhmä jatkaa sopimuksenaikaista valvontaa. Palvelutuottajan sopimusyhteyshenkilöiden välillä käydään vähintään kaksi kertaa vuodessa ja tarvittaessa palautekeskustelu palvelun sisällöstä ja laadusta. Haltuunottovaiheessa palautekeskustelu on ollut säännöllistä kuukausittaista, myöhemmin kahden kuukauden välein tapahtunutta.
Operatiivisen toiminnan kehittämiseksi on perustettu toimialakohtaiset asiakastoimikunnat. Lisäksi on perustettu erillinen ravitsemustyöryhmä, jossa ovat olleet edustettuina hyvinvointialueen ravitsemusterapeutit.
Tarjouspyyntöön ja myöhemmin sopimukseen sisältyy erilaisia laadunseurantamekanismeja, mm.:
- Palvelutuottaja toimittaa Tilaajalle Tilaajavastuulain edellyttämät todistukset tai Tilaajavastuuraportin vuosittain ilman erillispyyntöä.
- Palvelutuottaja järjestää kustannuksellaan henkilöstötyytyväisyyskyselyn minimissään kerran vuodessa omalle Tilaajien palveluiden tuottamiseen osallistuvalle henkilöstölleen. Palvelutuottaja esittelee Tilaajalle tulokset ja tuloksiin reagoinnit. Tilaaja haluaa omalla toiminnallaan edesauttaa Palvelutuottajan henkilöstön työssä viihtymistä ja siten henkilöstöpysyvyyttä. Henkilöstökyselyjen tulosten perusteella haetaan kehityskohteita myös Tilaajan toimintaan.
- Palvelutuottajalta edellytetään Elintarvikevalvonnan tarkastuksista oivallista arvosanaa.
- Tilaaja valvoo laatua itse ja/tai valitsemansa asiantuntijan avulla:
- Tilakatselmuksia on tehty säännöllisesti sopimuksen aloitusvaiheesta lähtien Palvelutuottajan ja Tilaajan nimettyjen vastuuhenkilöiden yhteistyönä.
- Juhannuksen jälkeisellä viikolla ulkopuolinen asiantuntija auditoi tiloja kaikilla sopimukseen silloin kuuluneilla alueilla (ei Paltamossa, koska se alue liitettiin sopimukseen myöhemmin).
- Palvelutuottaja kerää jatkuvasti asiakaspalautetta sekä kirjallisesti että suullisesti. Palvelutuottaja laatii palautekoonnit merkittävistä asiakaspalautteista ja kertoo Tilaajalle, miten asiakaspalautteisiin reagoidaan.
- Palvelutuottaja tuottaa asiakastyytyväisyyskyselyn ruokaileville ja tiloja käyttäville asiakkaille minimissään kerran vuodessa. Ensimmäinen kysely on toteutettu syksyllä 2024.
- Tilaaja tuotti omankin kyselyn kohteidensa vastuuhenkilöille syyskuussa 2024 saadakseen ideoita toiminnan kehittämiseen.
- Palvelutuottajalla on raportointivastuu toteutuvien myyntimäärien lisäksi mm. seuraavista osa-alueista:
- Ruokalistojen ravitsemustiedot
- Ympäristösuunnitelman toteutuminen
- Hävikkiruuan myynti kiloina/kiinteistö/vuosi
- Syötäväksi kelpaavan jätteen määrä kiloina/kiinteistö/vuosi
- Tärkeimpien elintarvikkeiden alkuperämaat
- Lähiruokatuotteiden esiintyminen tarjoamassa, kilo- ja euromääräiset tiedot
- Toteutetut teemat ja tempaukset, suunnitteilla olevat teemat ja tempaukset
- Reklamaatiot, palautteet ja niihin reagoinnit
- Asiakastoimikunnan tms. tapaamisten tärkeimmät asiat.
Toiminnan laadun varmistamiseksi Tilaaja on määrittänyt palvelupoikkeamien varalle sopimussakkokäytännön. Palvelutuottaja on kyennyt kuitenkin hoitamaan havaitut poikkeamat ilman sanktiomenettelyä.
Edellisiin pohjaten katsomme Hyvinvointialueen saavan ”palveluiden asianmukaisen tuotannon edellytysten varmistamista ja valvonnan toteuttamista varten välttämättömät tiedot ja selvitykset”. Hyvinvointialueella on niin ikään mahdollisuus valvoa palvelutiloja ja valvontaa myös suoritetaan.
Valvonnan perusteella ateriapalvelu on toiminnallisesti ja hygieenisesti Suomen lakien ja palvelusopimuksen edellyttämällä tasolla.
Tarjouspyyntö ja palvelusopimus edellyttävät palvelutuottajalta toimia ns. tarjotinjakelun lopettamiseksi asuamispalvelukohteissa. Tilaaja on halunnut siirtyä kodinomaiseen ns. hajautettuun jakeluun. Toimittaja- ja samanaikainen toimintatapamuutos haastoivat henkilöstöämme toiminnan alussa, kuten isot muutokset aina. Kohteisiin on lisätty hoiva-avustajia, joiden työhön kuuluu ateriavalmistelut. Hoitohenkilöstö vastaa, kuten ennenkin, itse ruokatapahtumasta ja mahdollisesta avustamisesta ruokailutilanteessa.
Ehdotus
Esittelijä
-
Sami Mäenpää, hyvinvointialuejohtaja, sami.maenpaa@kainuu.fi
Aluehallitus päättää antaa aluevaltuustolle aloitteeseen annetun vastauksen tiedoksi ja esittää, että aluevaltuusto toteaa aloitteen loppuun käsitellyksi.
Päätös
Hyväksyi.
Pöytäkirja tarkastettiin kokouksessa.