Kuvaus
Kainuun hyvinvointialueen Kestävän kasvun Kainuu II-hankkeen projektijohtaja Outi Väyrynen on pyytänyt tarjouspyynnöllä tarjouksia QWL-järjestelmästä ja asiantuntijatuesta.
Kestävän kasvun Kainuu II-hanke on osa Suomen kestävän kasvun ohjelmaa. Hankkeessa kehitetään laajasti hyvinvointialueen toimintaa ja otetaan käyttöön kansallisia ohjelmia ja suosituksia. Hankkeessa vahvistetaan hyvinvointialueen digitaalisia palveluita ja otetaan käyttöön digitaalisia työvälineitä ammattilaisten työn tueksi. Tavoitteena on vahvistaa organisaation muutoskyvykkyyttä ja uudistumiskykyä kestävästi. Muutoskyvykkyyden analyysi ja toimenpiteet kohdistuvat erityisesti heikommassa asemassa olevien palveluita tuottaviin yksiköihin.
Osana hanketta toteutetaan QWL–mittausta koko organisaatiotasolla, jotta saataisiin selville organisaation johtamisen kehittämistarpeet muutoskyvykkyyden vahvistamiseksi. Koko organisaation mittausta hyödynnetään vertailudatana tehtyjen muutoskyvykkyysinterventioiden vaikuttavuuden arvioinnissa. Tavoitteena on, että muutoskyvykkyyteen ja työelämän laatuun tiedonpohjalta kohdennettujen kehittämisinterventioiden avulla saadaan aikaan muutoskyvykkyyden vahvistumista kohdeyksiköissä. Tavoitteena on hankkeen aikana jatkaa Tiedosta työhyvinvointia ja tuottavuutta (2020–2023) -hankkeen työtä, jossa QWL–tiedon avulla johdettaessa voidaan vahvistaa asiakkaille sujuvammat ja laadukkaammat palvelut sekä edistää samalla organisaation kustannusvaikuttavaa toimintaa tukemalla työntekijöiden suorituskykyä ja prosessien toimivuutta.
Tarjouksia pyydettiin Työelämän laadun (QWL)-mittarin ja Muutoskyvykkyyden asiantuntijapalvelun hankintaan. Tavoitteena on saada rakennettua organisaatioon QWL-henkilöstökyselyjärjestelmä, joka päivittyy automaattisesti organisaation rakenteiden muuttuessa. Järjestelmän tulee tuottaa automaattisesti yksikkö-, palvelualue- ja organisaatiotason raportit käyttäjille. Järjestelmän tulee analysoida tuloksia automaattisesti henkilöstötuottavuuden ja muutoskyvykkyyden näkökulmista pohjautuen organisaation omiin henkilöstö- ja talouslukuihin. Järjestelmän tulee tunnistaa ja ilmoittaa tulosten analysoinnin pohjalta henkilöstöriskit käyttäjälle. Järjestelmän tulee palvella organisaation vaikuttavaa tiedolla johtamista reaaliaikaisen työelämän laadun tiedon ja siitä tehtyjen analyysien avulla. Jatkossa tavoitteena on saada eri järjestelmistä tietoa siirrettyä johdon tietovarantoon automaattisesti.
Kainuun hyvinvointialueella ensimmäinen QWL -mittaus työyksiköiden ja organisaation lähtötilanteen kartoittamiseksi tulee toteuttaa loppuvuodesta 2023. Tämän mittauksen pohjalta tulee tehdä muutoskyvykkyyden analyysi hankkeen investointi 1:ssä olevien kohdeyksiköiden osalta. Interventioiden vaikuttavuuden arvioinnin ja tiedolla johtamisen tueksi tulee QWL-mittausta toteuttaa hankkeen aikana kaksi kertaa vuonna 2024 ja kerran vuonna 2025. Järjestelmän integrointi organisaation henkilöstö- ja taloustietoihin tulee toteuttaa v. 2024 aikana. Vuoden 2024 aikana valmistellaan ja suunnitellaan organisaation systemaattinen tiedolla johtamisen pilotointi keväälle 2025. Valmistelun aikana hyödynnetään järjestelmää seurantadatan keruussa. Tässä hankittavaa asiantuntijapalvelua hyödynnetään pilotoinnin valmistelussa ja muutoskyvykkyyden vahvistamisessa syksyltä 2023 keväälle 2025 yhteensä n. 25 tuntia. Asiantuntijapalvelun toteutuskanavana ovat teams -kokoukset, ja sisällöt koostuvat hankesuunnittelijan tukemisesta sekä organisaation toimijoiden sparrauksesta. Lisäksi edellytetään asiakaslähtöistä kehittäjyyskumppanuutta, jossa kehitetään organisaation tarpeita vastaavia automatisointeja yhdessä. Tarjouksessa pyydettiin kuvaamaan tarjottavan asiantuntijan ansiot ja syventyminen työelämän laatuun ja muutoskyvykkyyteen.
Hankintamenettely
Kehittämisyhteistyön hanke-ehdotus saatiin 29.5.2023 Marko Kestiltä (Lumiverse Oy). Hanke-ehdotus sisälsi projektisuunnitelman ja hinta-arvion 58.000 euroa (alv 0%), projektin aika 3 vuotta.
27.6.2023 lähetettiin alustava kartoitus/kysely palveluntarjoajille. Kyselyyn saatiin neljä vastausta.
31.10.2023 lähetettiin tarjouspyyntö neljälle eri toimijalle.
Tarjouspyyntöön vastasivat Senspire, VibeCatch Oy ja Lumiverse Oy. Sekä Senspire että Vibecatch ilmoittivat, etteivät jätä tarjousta.
Lumiversen tarjottava palvelu koostuu neljästä koko hyvinvointialueen henkilöstön (4053 henkilöä) käsittävästä QWL-mittauksesta, vuoden 2023 mittauksen pohjalta toteutettavasta muutoskyvykkyyden analyysistä Kestävän kasvun Kainuu II–hankkeen investointi 1:ssä olevien kohdeyksiköiden osalta sekä yhteistyössä tilaajan kanssa toteutettavasta järjestelmäintegraatiosta.
Palvelun kokonaishinta sopimuskaudelta on 80.000,00 (alv 0%), josta järjestelmäkustannus on 60.000,00 euroa ja asiantuntijatyö yhteensä 20.000,00 euroa (yht. 25 tuntia). Tarvittaessa laskutetaan erikseen ylimenevät tunnit toteutuneiden palveluiden mukaisesti. Palvelut toteutetaan etänä.
Lumiverseltä saatu tarjous täyttää kaikki tarjouspyynnön vaatimukset. Hankkeen edellyttämän nopean aikataulun vuoksi Lumiverse käyttää alihankkijoita palvelun tuottamisessa. Markkinoilla ei ole muita vastaavaa QWL-kyselyä tuottavia järjestelmiä, mitkä tähän tarjoukseen on sisällytetty. Palvelun tarjoajan tarjoama henkilöstötuottavuuden ja muutoskyvykkyyden asiantuntijuus sekä referenssikokemukset ovat vakuuttavia. Marko Kesti (kehitysjohtaja, DI, HTT) on Lapin yliopiston dosentti ja QWL menetelmän sekä muutoskyvykkyyden analysoinnin kehittäjä.
Tarjouspyyntöön saatiin vain yksi tarjous, joten valittava palveluntuottaja on halvin. Hankittavan palvelun ja järjestelmän hinta poikkeaa aiemmin saadusta hinta-arviosta, koska hankintaprosessi venyi lupakäsittelyn vuoksi ja toteuttamisaikataulua jouduttiin kiristämään.
Hankintamenettelyssä on noudatettu Kainuun hyvinvointialueen hankintamenettelyä.
Hankintaesitys:
Projektijohtaja Outi Väyrynen esittää, että hankitaan QWL-järjestelmä ja asiantuntijatukea Lumiverse Oy:ltä edellä mainitun mukaisesti. Hankinta kustannetaan Kestävän kasvun Kainuu II-hankkeen Investoinnin 1 määrärahoista, kustannuspaikka 7010030170/7010016. Kyseessä on rahoittajan hyväksymä hankinta.