KHVADno-2023-6572
Hallintosääntö
Kainuun hyvinvointialueella on sopimus myyntilaskujen välityksestä CGI Suomi Oy:n kanssa. Nykyinen sopimus kattaa myyntilaskujen lähettämisen eteenpäin asiakkaalle joko verkkolaskuna tai paperitulosteena. Laskujen välityskanavien monipuolistuttua nykyiseen myyntilaskujen välitykseen on tarpeen lisätä nykyisten rinnalle uusia, sähköisiä toimituskanavia.
CGI Suomi Oy on lähettänyt 22.11.2023 tarjouksen T10480858, jossa se tarjoaa myyntikanavien laajennusta Kainuun hyvinvointialueelle. Uudet toimituskanavat, Kivra ja OmaPosti mahdollistavat sähköisen vastaanottokanavan perinteisille paperilaskuille. Laskujen toimitus Kivraan ja OmaPostiin tapahtuu siten, että CGI:n verkkolaskupalvelu käy tarkastamassa jokaisen paperikanavaan menossa olevan laskun mahdollisen Kivra- tai OmaPosti- toimituksen osalta. Mikäli laskun vastaanottaja on ilmoittautunut Kivran tai Omaposti -digipostilaatikon vastaanottajaksi, lasku toimitetaan sähköisesti perinteisen kirjejakelun sijaan valittuun palveluun.
Tarjouksen mukaan uusien digipostikanavien käyttöönoton kertaluonteiset kustannukset ovat 1000 euroa (alv 0 %). Laskujen välityskustannukset perustuvat transaktiohintaan. Mitä enemmän laskuja saadaan paperitulosteen sijaan toimitettua sähköisesti, vähenevät paperimuotoisena lähetettyjen laskujen kokonaiskustannukset nykyisestään, koska laskujen postituskulut (jotka muodostavat merkittävän osuuden kokonaiskustannuksista) jäävät kokonaan pois. Esimerkiksi, mikäli 5 % Kainuun hyvinvointialueen paperitulosteena lähetetyistä laskuista saataisiin ohjattua asiakkaalle sähköiseen digipostilaatikkoon, olisi näiden laskujen välityksestä aiheutuvat kustannukset digikanavaan toimitettuna maksimissaan 3600 euroa (alv 0 %). Kokonaiskustannukset vastaavalle määrälle paperisena lähetettyjä laskuja olisivat 8500 – 17000 euroa (alv 0%) riippuen siitä, mille vyöhykkeelle lasku toimitetaan Suomessa. Digipostipalveluun laskut välittyvät myös nopeammin kuin paperimuotoisena kotiin.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 §:n kansallisen kynnysarvon.
Kainuun hyvinvointialueen tietoasiantuntijan esitys: Esitän, että Kainuun hyvinvointialue laajentaa nykyistä CGI Suomi Oy:n kanssa tehtyä osto- ja myyntilaskujen välityssopimusta ja sisällyttää siihen kaksi uutta myyntilaskujen toimituskanavaa, Kivran ja OmaPostin. Hankinnan kertaluonteiset ja jatkuvat kustannukset kirjataan palveluyksikölle 7020010000.
Hyväksyn esityksen mukaisesti uusien myyntilaskujen toimituskanavien, Kivran sekä OmaPostin hankinnan ja sisällyttämisen nykyiseen CGI Suomi Oy:n ja Kainuun hyvinvointialueen osto- ja myyntilaskujen välityssopimukseen. Kainuun hyvinvointialueen tietoasiantuntija hoitaa hankintaan liittyvän tilaamisen toimittajalta.