KHVADno-2023-5894
Hallintosääntö
Kainuun hyvinvointialueella on sairaala-alueella käytössään 12 huoneistoa, joita vuokrataan esimerkiksi lääketieteen opiskelijoille ja muulle lyhytaikaista majoitusta tarvitsevalle hyvinvointialueen henkilöstölle. Tällä hetkellä vierashuoneistojen hallinnointi, kaikki varaukseen liittyvät toiminnot sekä laskutus tehdään täysin manuaalisesti ja ne vievät erittäin paljon työaikaa. Nykyistä toimintaprosessia onkin tarpeen muuttaa, jotta huoneistojen varaukset, laskutus, siivoukset sekä avainten luovutus/palautus voidaan hallinnoida nykyistä yksinkertaisemmin ja tehokkaammin.
Vitec Hotellinx Oy on tarjonnut 30.10.2023 Kainuun hyvinvointialueen vierashuoneiden hallinnointiin ja huoneistojen varaukseen Hotellinx Cloud -ohjelmistoa, joka on kehitetty majoitus- ja matkailualaa varten. Tarjous sisältää seuraavat kokonaisuudet: 1. Front Office - varausjärjestelmä, jossa ovat huoneet ja tiedot. 2. Omat verkkovaraukset – ohjelmisto, jolla varaukset saadaan tehtyä internetissä 3. Housekeeping – toiminnallisuus, jolla siivouksesta/huollosta vastaavat tahot näkevät suoraan reaaliajassa huoneiden tilanteet ja siivoustarpeet
Arvio Saas -palveluna toimitettavan Hotellinx Cloud -ohjelmiston käyttöönotosta aiheutuvista kertaluonteista kustannuksista on 2380 euroa. Mahdolliset kouluttajan matka- ja majoituskustannukset sekä päivärahat palvelun toimittaja veloittaa toteutuneen mukaisesti. Saas -palvelun vuosittaiset kustannukset em. kokonaisuudella ovat 4716 euroa. Kaikki hinnat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa. Palvelun hinta laskutetaan kuukausittain ja se sisältää ohjelmiston ylläpidon, käyttöoikeuden pilvipalveluna Hotellinxin Microsoft Azure – palvelinalustalta, päivitykset sekä käyttötuen. Cloud -ohjelmiston käyttötukipalvelu sisältää ohjelmiston käyttöön liittyvän tuen (ongelmatilanteet, puhelinneuvonta) toimistoaikoina klo 8–16. Päivystys palvelee voimassa olevan päivystysaikataulun, ja hinnaston mukaisesti. Vähimmäissopimusaika Hotellix Cloud -ohjelmistolle on 24 kuukautta, jonka jälkeen sopimus on päätettävissä 3 kuukauden irtisanomisajalla. Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 §:n kansallisen kynnysarvon.
Kainuun hyvinvointialueen tietoasiantuntijan esitys: Esitän, että Kainuun hyvinvointialue hankkii vierashuoneiden hallintaan Vitec Hotellinx Cloud Oy:n toimittaman ohjelmiston 30.10.2023 lähetyn tarjouksen ja siinä tarjotun kokonaisuuden mukaisesti. Ohjelmistohankintaan liittyvät kertaluonteiset ja kuukausittain laskutettavat kustannukset kirjataan yksikölle 7020140020.
Hyväksyn Hotellinx Cloud -ohjelmaa koskevan hankinnan esityksen mukaisesti. Kainuun hyvinvointialueen tietoasiantuntija hoitaa hankintaan liittyvän tilaamisen toimittajalta.