KHVADno-2023-5672
Hallintosääntö
Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymällä käytössä olleen M-Files -asianhallintajärjestelmän aineisto tulee siirtää Kainuun hyvinvointialueella käytössä olevaan sähköiseen arkistoon.
Twoday Oy tarjoaa 17.10.2023 saapuneella tarjouksella arkistomigraatiota Kainuun hyvinvointialueella käytössä olevaan X-Archiveen. Arkistosiirron lopputulemana M-Filesissa oleva aineisto on siirretty järjestelmästä jo käytössä olevaan X-Archiveen. Projektissa siirrettävälle aineistolle muodostetaan X-Archiveen virtuaaliarkisto, metatietomalli ja arkistonmuodostussuunnitelma. Siirrettävän aineiston määrä on noin 89 000 tiedostoa (1 190 eri kansiossa). Aineiston koko on noin 57 Gt. Projekti ei sisällä tiedostojen konversiotyötä.
M-Filesin aineiston migraatio
Yksikkö
Yksikköhinta
Määrä
Yhteensä
Migraation tekninen toteutus
aineiston vastaanotto
metatietotaulukon läpikäynti
aineiston tarkastus
aineiston testaus
aineiston siirto X-Archiveen
Htp
990 €
22
21 780 €
X-Archiven virtuaaliarkiston, arkistorakenteen, metatietomallin ja arkistonmuodostus-suunnitelman luominen
6
5 940 €
Määrittely, projektinhallinta ja dokumentaatio
4
3 960 €
32
31 680 €
Hankinnan kustannusarvio on yhteensä 31 680 €. Hinnat ovat arvonlisäverottomia ja -vero (alv 24 %) ja lisätään loppusummiin. Maksuehto on 14 pv laskun päiväyksestä.
Projektin työt laskutetaan toteutuneen mukaan, kuukausittain jälkikäteen. Pienin laskutettava yksikkö on tunti. Mahdolliset matka- ja majoituskulut veloitetaan erikseen valtion matkustussäännön mukaisesti. Matka-ajalta veloitetaan 50 % 132 € tuntihinnasta.
Kainuun hyvinvointialueelle on myönnetty 1,2 milj. euroa VM:n valtionavustusta käytettäväksi sote- ja pelastustoimen uudistuksen välttämättömiin, vuosina 2022–2023 toteutuviin ict-valmistelukustannuksiin.
Kainuun hyvinvointialueen tietohallintojohtaja ja Kainuun hyvinvointialueen ICT-muutoshankkeen projektipäällikkö esittävät, että hankintaan arkistomigraatio M-Files -asianhallintajärjestelmästä Kainuun hyvinvointialueella käytössä olevaan X-Archiveen. Kustannukset yhteensä 31 680 €, osoitetaan Kainuun hyvinvointialueen ICT-muutoshankkeelle 7020110050, sisäiselle tilausnumerolle 7040008
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 §:n kansallisen kynnysarvon.
Hyväksyn hankintaesityksen ja päätän, että hankitaan arkistomigraatio M-Files -asianhallintajärjestelmästä Kainuun hyvinvointialueella käytössä olevaan X-Archiveen esityksen mukaisesti