KHVADno-2023-4856
Hallintosääntö
Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymällä (Kainuun sote) on ollut käytössään M-Files-asianhallintajärjestelmä.
M-Files-asianhallintaan tallennetut Kainuun soten toimintaan liittyvät asiat, eli viranhaltijapäätökset ja kokousasiat metatietoineen ja liitetiedostoineen täytyy siirtää Kainuun hyvinvointialueen sähköiseen arkistoon.
M-Files Oy:ltä on pyydetty tarjousta konsultointituesta asianhallinnan aineiston siirtämiseksi M-Files järjestelmästä sähköiseen arkistoon.
M-Files Oy tarjoaa työtä seuraavasti:
Määrittelypalaveri 2,5 h
Tukea Aineiston siirtämiseen X-Archive sähköiseen arkistoon 5 h.
Yht, 7,5 h.
Seuraavat tuotokset sisältyvät projektiin:
Määrittelypalaveri asiakkaan kanssa, mitä aineistoa pitää siirtää XArchive sähköiseen arkistoon
Aineiston siirtäminen on tehty XArchive -sähköiseen arkistoon (Mikäli arvioitu 7.5 h ei riitä työn toteutukseen, annetaan arvio tarvittavasta lisätyöajasta)
Työ toimitetaan kahden seuraavan viikon aikana, kun asiakas on hyväksynyt tilauksen. Projekti suljetaan, kun Asiakas on hyväksynyt sovitut tuotokset.
Konsultointityön hinta on 145 €/tunti ja työ laskutetaan toteuman mukaan kuukausittain jälkikäteen. Kokonaiskustannusarvio on 1 087,50€. Hinnat Alv 0 %, hintoihin lisätään voimassa oleva arvonlisävero
Kainuun hyvinvointialeen ICT-muutoshankkeen projektipäällikkö esittää, että hankitaan konsultointitukea asianhallinnan aineiston siirtämiseksi M-Files järjestelmästä sähköiseen arkistoon M-Files Oy:ltä tarjouksen mukaisesti. Kustannukset osoitetaan Kainuun hyvinvointialueen ICT-muutoshankkeelle, 7020110050, sisäiselle tilausnumerolle 7040008.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 §:n kansallisen kynnysarvon. Hankinta tehdään suorahankintana M-Files Oy:ltä, koska järjestelmää koskevaa konsultointia ei voi toteuttaa toinen toimittaja.
Hyväksyn hankintaesityksen ja päätän, että hankitaan konsultointitukea asianhallinnan aineiston siirtämiseksi M-Files järjestelmästä sähköiseen arkistoon M-Files Oy:ltä esityksen mukaisesti