Kuvaus
Kainuun maakunta-kuntayhtymä, ja myöhemmin Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä (Kainuun sote) tuotti aiemmin talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalvelut omien organisaatioidensa lisäksi yhteiseen tukipalvelusopimukseen perustuen myös Kainuun liitolle, Kajaanin Ammattikorkeakoulu Oy:lle ja Kainuun kunnille sekä niiden tytäryhtiöille. Yhteisessä tukipalvelupalvelukokonaisuudessa mukana olevissa organisaatioissa käytettiin samoja talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiä ja arkistoitava aineisto niistä siirrettiin kaikkien organisaatioiden käyttämään sähköiseen DataCycle360 -arkistoon (aikaisemmin Rondo). Yhteisten tukipalvelusopimusten päättymisen jälkeen ja vuoden 2023 alusta lähtien Kainuun soten toiminnan sekä kaikkien sopimusten siirryttyä Kainuun hyvinvointialueelle, ei muiden organisaatioiden talous- ja henkilöstöhallinnon aineistoja voi enää säilyttää Kainuun hyvinvointialueen sähköisessä arkistossa, vaan ne on siirrettävä aineiston omistavalle taholle.
CGI Suomi Oy Kainuun hyvinvointialueen talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien ylläpitäjänä on lähettänyt 14.9.2023 budjetäärisen tarjouksen T10374019, jossa se tarjoaa Kainuun kuntien ja tytäryhtiöiden aineistojen siirtoa DataCycle360 -arkistosta. Tarjouksen mukaan aineistojen siirrolle on olemassa seuraavat vaihtoehdot:
1) Organisaation aineisto siirretään toiseen sähköiseen arkistoon (aineiston export Rondosta). Huom. Tämän lisäksi tulevat aineiston sisään vievän organisaation kustannukset
2) Organisaation aineistosta tehdään export ja organisaatio hankkii lukuohjelman kunnan nimetylle henkilölle/henkilöille (Rondo Portable)
3) Organisaation aineisto siirretään Kainuun soten palvelimelta CGI Suomi Oy:n SAAS -palveluun organisaatiokohtaisiksi ympäristöiksi
Kaikissa näissä edellä kuvatuissa vaihtoehdoissa tarjouksen mukaan CGI Suomi Oy muodostaa DataCycle360 -arkistosta ns. export-aineiston sellaisenaan ilman rajauksia palvelimen verkkolevylle organisaatiokohtaisiin hakemistoihin. Aineistot toimitetaan verkkolevyltä eteenpäin eri organisaatioihin erikseen sovittavalla tavalla. Työmäärät tarjouksessa on esitetty organisaatioittain ja hinnoittelulle on esitetty seuraavat rajaukset:
- Tarjouksella annetut työmäärät ovat arvioita. Laskutus tapahtuu toteutuneen mukaan.
- Exportin täsmäytykset ja tarkistukset laskutetaan erikseen toteutuneen mukaan.
- Mahdolliset uudelleen tehtävät export ajot laskutetaan erikseen toteutuneen mukaan.
- Projektinhallinta ja palaverit valmisteluineen laskutetaan osallistujakohtaisesti erikseen toteutuneiden tuntien mukaan.
- Export aineistojen toimitus täytyy sopia erikseen projektissa ja ne laskutetaan toimitustavan mukaan erikseen Mikäli CGI toimittaa aineistot asiakkaalle suoraan, työmääräarvio tarjotaan erikseen
- Rondon alasajon toimet laskutetaan erikseen toteutuneiden mukaan
Kainuun hyvinvointialue on selvittänyt Kainuun kunnilta, Kainuun liitolta ja Kajaanin Ammattikorkeakoulu Oy:ltä, minkä vaihtoehdon mukaan eri organisaatiot haluavat edettävän DataCycle360 -arkistossa olevan aineistonsa osalta. Kajaanin kaupunki on ilmoittanut kesäkuussa 2023 sähköpostitse, ettei se tarvitse mitään aineistoja Kainuun hyvinvointialueen DataCycle360 -arkistosta, vaan ne voidaan poistaa kokonaan järjestelmästä. Kahdeksan organisaatiota on ilmoittanut tallentavansa aineiston erilliselle verkkolevylle ja yksi organisaatio siirtävänsä aineistot CGI Suomi Oy:n SAAS -palveluun. Osa niistä organisaatioista, joiden aineisto tullaan tallentamaan verkkolevylle, on ilmoittanut hankkivansa myös erillisen Rondo Portable ohjelmiston aineiston lukua varten.
CGI Suomi Oy:n 14.9.2023 tarjouksen mukaan kokonaistyömääräarvio ja -kustannus eri organisaatioiden export -aineistojen muodostamisesta sekä sen tallentamisesta palvelimen verkkolevylle kuntakohtaisiin hakemistoihin on yhteensä 14 586 euroa (alv 0 %). Rondo -portable -lukuohjelman hankinnan kokonaiskustannukset ovat yhteensä 20 000 - 40 000 euroa (alv 0 %) riippuen siitä, kuinka moni organisaatiosta hankkii lukuohjelman käyttöönsä nyt tai myöhemmin. Rondo Portable -ohjelmalla ei ole ylläpitoa eikä ylläpitomaksua. Arvio toteutettavan hankinnan kokonaiskustannuksista on yhteensä 34 586 euroa - 54 586 euroa (alv 0 %).
Koska Kainuun hyvinvointialueella on sopimussuhde DataCycle360 -arkiston ja siihen liittyvien ohjelmistojen käytöstä sekä niiden ylläpidosta CGI Suomi Oy:n kanssa, on export -aineistojen muodostamista ja Rondo -portable ohjelmaa koskeva hankinta tehtävä Kainuun hyvinvointialueen kautta. Kainuun hyvinvointialue hankkii export -aineistojen muodostamisen Kainuun kunnille (poislukien Kajaanin kaupunki ja sen tytäryhtiöt), Kainuun liitolle ja Kajaanin Ammattikorkeakoulu Oy:lle sekä Rondon portable -lukuohjelman tässä vaiheessa niille organisaatioille, jotka ovat ilmoittaneet sen tarvitsevansa käyttöön. Kaikki export aineiston muodostamiseen ja toimittamiseen sekä Rondo portable -lukuohjelmaan liittyvät kustannukset Kainuun hyvinvointialue laskuttaa edelleen Kainuun kunnilta, Kainuun liitolta ja Kajaanin Ammattikorkeakoulu Oy:ltä jälkikäteen toteutuneen laskutuksen mukaisesti. Export -aineistoon siirrettyjen organisaatioiden, Kajaanin kaupungin ja sen tytäryhtiöiden sekä muun arkistointiajaltaan vanhentuneen aineistojen poiston DataCycle360 -arkistosta Kainuun hyvinvointialue aloittaa export -aineistojen muodostamisen ja toimittamisen jälkeen.
Kainuun hyvinvointialueen tietoasiantuntijan esitys:
Esitän, että Kainuun hyvinvointialue hankkii CGI Suomi Oy:n lähettämän tarjouksen mukaisesti export -aineiston poiminnan DataCycle360 arkistosta Kainuun kunnille (poislukien Kajaanin kaupunki ja sen tytäryhtiöt), Kainuun liitolle ja Kajaanin Ammattikorkeakoulu Oy:lle sekä Rondo Portable lukuohjelman niille organisaatioille, jotka ovat ilmoittaneet tarvitsevansa lukuohjelman käyttöönsä. Hankinnan kustannukset tiliöidään Kainuun hyvinvointialueen yksikölle 7020010000, sisäiselle tilaukselle 7040029, josta ne toteutuksen jälkeen laskutetaan täysimääräisesti Kainuun kunnilta, Kainuun liitolta ja Kajaanin Ammattikorkeakoulu Oy:ltä.