KHVADno-2023-4597
Hallintosääntö
Kainuun hyvinvointialueen DataCycle360 arkistoon (aikaisemmin Rondo) on talletettu Kainuun maakunta -kuntayhtymän, Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän, Kainuun liiton, Kajaanin ammattikorkeakoulun, Kainuun kuntien sekä niiden tytäryhtiöiden talous- ja henkilöstöhallinnon arkistoaineistoa vuodesta 2005 lähtien. Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymältä vuoden 2023 alusta Kainuun hyvinvointialueen käyttöön siirtyneen DataCycle360 -arkiston aineisto on tarpeen käydä läpi ja poistaa arkistosta arkistointiajaltaan vanhentuneet dokumentit EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti sekä muut, kuin Kainuun hyvinvointialueen ja siihen liittyvien organisaatioiden aineisto.
CGI Suomi Oy Kainuun hyvinvointialueen taloushallinnon tietojärjestelmien ylläpitäjänä on lähettänyt 15.8.2023 tarjouksen T10353340, jossa se tarjoaa poistotoiminnallisuutta Kainuun hyvinvointialueen DataCycle360 -arkistoon. Poistotoiminnallisuuden määrittelyn ja käyttöönoton kokonaiskustannusarvio on 25000 - 30000 euroa, mikä koostuu poistotoiminnallisuuden ohjelmistolisenssi-, määrittely- ja toteutuskustannuksista sekä projektinhallintaan ja testaukseen liittyvistä tehtävistä. Kokonaiskustannusarvioon on laskettu mukaan myös arvio muun, kuin Kainuun hyvinvointialueen (ja siihen liittyvien organisaatioiden) aineistojen massapoistosta, joka toteutetaan CGI Suomi Oy:n toimesta ja jotka se laskuttaa erikseen tuntiveloituksella. Muutoin poistoajojen muodostus toiminnallisuuden käyttöönoton jälkeen on Kainuun hyvinvointialueen vastuulla. Poistotoiminnallisuuden käyttöönotto lisää Kainuun hyvinvointialueen DataCycle360 -ohjelman ylläpitokustannuksia 1806 eurolla vuodessa. Kaikki hinnat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa. Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 §:n kansallisen kynnysarvon.
Kainuun hyvinvointialueen tietoasiantuntijan esitys: Esitän, että Kainuun hyvinvointialue hankkii DataCycle360 -arkistoon poistotoiminnallisuuden CGI Suomi Oy:n lähettämän tarjouksen mukaisesti. Lisenssi- ja poistotoiminnallisuuden määrittelyyn sekä toteutukseen liittyvät kustannukset tiliöidään Kainuun hyvinvointialueen ICT-muutosprojektille, yksikölle 7020110050, sisäiselle tilaukselle 7040008. Vuosittaiset ylläpitokustannukset tiliöidään yksikölle 7020010000.
Hyväksyn esityksen mukaisesti DataCycle360 -arkistoon poistotoiminnallisuuden hankinnan CGI Suomi Oyn lähettämän tarjouksen mukaisesti. Kainuun hyvinvointialueen tietoasiantuntija hoitaa hankintaan liittyvän työn tilaamisen toimittajalta.