Kuvaus
1. Hankinnan tausta ja kohde
Tässä päätöksessä avataan yksityiskohtaisesti perusteet hankinnan keskeyttämiselle.
Kainuun hyvinvointialue (Tilaaja) on kilpailuttanut digitaalisen sijaishallinnan järjestelmäkokonaisuuden hankinnan kilpailutuksen (610889 / Sijaishallintajärjestelmän hankinta Kainuun hyvinvointialueelle). Kyseessä on hankintalain (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016) mukainen EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.
Kainuun hyvinvointialueella on ollut tarve hankkia keskitetty ja digitaalinen sijaishallinnan järjestelmäkokonaisuus, jonka tavoitteena on ollut tehostaa sijaisten rekrytointia, hallintaa ja työvuorojen välitystä koko hyvinvointialueen laajuisesti. Hankinnalla pyrittiin yhtenäistämään toimintamalleja, parantamaan resurssien kohdentamista sekä lisäämään toiminnan läpinäkyvyyttä ja kustannustehokkuutta. Järjestelmän tavoitteena on ollut sujuvoittaa sijaisten hallintaa vähentämällä manuaalista työtä ja nopeuttamalla sekä akuuttien että ennakoitujen sijaistarpeiden täyttämistä. Samalla on haluttu parantaa käyttökokemusta: sijaisille tämä näkyy tasapuolisempina mahdollisuuksina varata vuoroja, ja esihenkilöille keikkavuorojen järjestelyn helpottumisena sekä ajansäästönä. Hankinnan kohteena on ollut selain- tai mobiilipohjainen sijaishallinnan järjestelmäkokonaisuus, jota käytetään koko Kainuun hyvinvointialueella. Järjestelmän on tullut mahdollistaa sijaistarpeiden hallinta, työvuorojen julkaisu, varaaminen ja seuranta eri palvelualueilla ja yksiköissä. Järjestelmän on tullut soveltua käytettäväksi Kainuun hyvinvointialueen palveluiden sijaistarpeisiin. Kainuun hyvinvointialueen keskitetyn rekrytointiyksikön kautta työskentelee tällä hetkellä noin 1300 sijasta. Kaikki tarkemmat tiedot hankinnasta on esitetty hankintailmoituksessa ja tarjouspyyntöaineistossa.
2. Hankinnan keskeyttämispäätöksen perustelut
Hankintalain 125 §:n mukaan hankinta voidaan keskeyttää todellisista ja perustellusta syystä. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että hyväksyttävänä hankinnan keskeyttämisen perusteena on oikeuskäytännössä pidetty muun ohella hankintayksikön muuttunut rahoitustilanne, hankinnan kohteen tai hankinnan tarpeen muuttuminen hankintamenettelyn aikana.
Hankintamenettelyn aikana Kainuun hyvinvointialueella on muuttunut olennaisesti sijaishallinnan järjestelmään liittyvät tarpeet. Taustalla on muutosneuvottelujen seurauksena tehtävät toiminnalliset muutokset ja sitä kautta Kainuun hyvinvointialueen muuttuneet tarpeet saada mainitut asiat kokonaisvaltaisesti toimimaan sekä siihen liittyät ratkaisut hankittavan järjestelmän kautta käyttöönottoon. Hankittavasta järjestelmästä on siis saatava sellaista hyötyä, jonka avulla Kainuun hyvinvointialueen on mahdollista saada tarvittavat resurssit suunnatuksi tarvittaviin tehtäviin. Kainuun hyvinvointialueella on noussut uusiksi tarpeiksi täsmätyön prosessi, korvaavan työn prosessi sekä varahenkilöstön laajennus. Hankinnan ja tarjouspyynnön valmisteluajankohtana Kainuun hyvinvointialueella ei ollut tiedossa edellä mainittujen kolmen kokonaisuuden tarpeita ja niitä ei oltu huomioitu hankinnan kilpailutuksessa. Näin ollen hankintamenettelyn aikana nyt ilmenneillä uusilla tiedoilla on merkittävä vaikutus hankinnan kohteen sisältöön, teknisiin ratkaisuihin ja vaadittuihin ominaisuuksiin, vaatimusmäärittelyyn sekä kustannuksiin. Hankinnan kohde oli muuttunut hankintamenettelyn aikana niin paljon, että muutos vaikuttaa epäedullisesti Kainuun hyvinvointialueen lisäksi myös asianosaisiin tarjoajiin. Hankintalain mukaisella korjausilmoituksella tätä muuttunutta tilannetta ei olisi ollut mahdollisuutta korjata, koska tällöin hankinnan kohteen sisältö olisi muuttunut olennaisesti. Myöskään hankintalain 136 §:n mukainen hankintasopimuksen muuttaminen sopimuskauden aikana (ns. "lisähankinta") ei olisi voinut tulla myöskään kyseeseen, koska muuttamisen tarve ja sisältö olisivat muuttaneet olennaisesti hankinnan kohteen ja näin ollen sopimuskauden sisältöä. Lisäksi Kainuun hyvinvointialue on todennut, että asianosaisten tarjoajien jättämät tarjotut teknologiset ratkaisut voivat olla siinä määrin epäyhteensopivia hankintamenettelyn aikana ilmenneiden uusien tarpeiden suhteen, että niiden toteutuksesta aiheutuu myös asianosaisille tarjoajille riskejä ja kustannusvaikutuksia, joita asianosaiset tarjoajat eivät ole voineet tarjousta tehdessään huomioida. Hankintamenettelyn aikana ilmenneet uudet tarpeet ovat lisäksi ominaisuuksiltaan sellaisia, että kokonaisuus voi vaatia merkittäviltä osin täysin uudenlaisen vaatimusmäärittelyn, jonka takia hankinnan kilpailutuksen käynnistämisen yhteydessä asetetut vaatimukset eivät ole oikeasuhtaisia tällä hetkellä tiedossa olevan uuden hankinnan kohteen kanssa, minkä vuoksi hankinnan kohdetta tulee tarkentaa. Kainuun hyvinvointialueen yhä vaikeutuva taloustilanne ja tiukentuva valtionrahoitus sekä käynnissä olevat muutosneuvottelut ovat omalta osaltaan vaikuttaneet muuttuneeseen tarpeeseen ja nostaneet täsmätyön prosessin, korvaavan työn prosessin sekä varahenkilöstön laajennuksen hankinnan kohteen uusiksi vaatimuksiksi, jotka täytyy huomioida uudella kilpailutuksella.
Kainuun hyvinvointialueen mukaan hankinnan kohde on edellä mainituilla perusteilla muuttunut hankintamenettelyn aikana saatujen lisätietojen perusteella; ja alkuperäinen tarjouspyyntö on ollut siinä määrin puutteellinen tällä hetkellä tiedossa olevien uusien tietojen osalta, että digitaalista sijaishallinnan ratkaisua ei sen perusteella ole mahdollista toteuttaa tarjouspyynnössä tarkoitetulla tavalla ja aikataululla. Kainuun hyvinvointialue keskeyttää hankinnan todellisesta ja perustellusta syystä, sillä hankintaan vaikuttavat olosuhteet ja hankinnan tarve ovat muuttuneet. Kainuun hyvinvointialueen tarjouspyynnössä asettama tarve ohjelmistolle ja sen vaatimusmäärittely oli perustunut syksyn 2025 tarpeeseen, tilanteeseen ja toimintaympäristöön. Kainuun hyvinvointialueella tapahtuneiden muutosneuvotteluiden sekä hankinnan kohteen palveluiden loppuasiakkaiden muuttuneiden tarpeiden vuoksi Kainuun hyvinvointialue ei olisi voinut hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia tarkoitetulla tavalla. Hankintamenettelyn keskeyttäminen ei ole vaikuttanut syrjivästi asianosaisiin tarjoajiin.
Koska digitaalisen sijaishallinnan järjestelmän tarve säilyy edelleen, Kainuun hyvinvointialue päättää keskeyttää hankinnan ja käynnistää valmistelun uudesta hankinnasta.