Kuvaus
Kainuun hyvinvointialue on hankkinut Esko Systems Oy:ltä in-house hankintana sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän (Saga), hankintapäätös KHVADno-2024-2634/17.5.2024. Saga-järjestelmä on Esko Systems Oy:n vuonna 2022 kilpailuttama sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän ja siihen liittyvine palveluineen määriteltyjen vaatimusten sekä asiakasomistajaorganisaatioiden määrittelemien tarpeiden ja laajuuden mukaisesti. Kilpailutuksen sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän ja siihen liittyvien palvelujen toimittamisesta on voittanut Mediconsult Oy valmisohjelmistoratkaisullaan Saga Sosiaalihuolto. Hankintapäätös on tehty vuonna 2022. Saga Sosiaalihuollon järjestelmä on hankintavaiheessa sisältänyt Kanta-arkistointiin liittyvät vaiheen 2 vaatimukset.
Esko Systems Oy:n Saga Sosiaalihuollon järjestelmästä tekemän hankintapäätöksen jälkeen on THL ja Kela vahvistanut sosiaalihuollon 1.9.2026 toteutuvaan kanta-arkistointiin liittyviä uusia määrityksiä, ns. Kanta 3 -vaiheen tietosisältöjä. Kanta 3-vaiheen määrityksen mukaisia sisältöjä ei ole ollut mahdollista esittää kilpailutusvaiheen vaatimuksina. Kanta-määritysten toteuttaminen on velvoittava määräys, joten organisaatioilla on oltava käytössään tietojärjestelmä, jolla määritysten mukaiset asiakirjarakenteet voidaan tallettaa sosiaalihuollon asiakastietovarantoon (Kanta-arkisto).
Kanta 3-vaiheen vaatimuksia ovat 1.9.2026 alkaen voimaantulevina:
- Sosiaalihuollon asiakirjojen rakenteinen tallentaminen ja käsittely
- Asiakkaan toimintakykytietojen rakenteinen tallentaminen ja käsittely (Merkintä toimintakyvystä & Toimintakykyarvio) (FHIR)
- Luovutustenhallinnan asiakirjojen (kanta-informointi, sos.huollon luovutuslupa, sos.huollon kielto ja luovutusilmoitus) sisällyttäminen järjestelmään
- Kanta-arkiston rajapinta, tallentaminen ja hyödyntäminen (kanta-informointi, sosiaalihuollon luovutuslupa ja sosiaalihuollon kiellot asiakirjojen osalta)
- Sosiaalihuollon luovutusilmoitusten tallentaminen Kanta-palveluun (FHIR)
- Kanta-palvelujen informointien, luovutuslupien ja kieltojen käyttö paikallisissa luovutuksissa
- Luovutushaut: sosiaalihuollon asiakastietojen haku Kanta-palveluista (perushaku, palvelunantajan laaja tiedonsaantioikeus ja viranomaisen laaja tiedonsaantioikeus)
Kanta-vaatimuksia on tulossa myös aikavälillä 1.3.2027 - 1.10.2029 voimaan astuvia velvoittavia vaatimuksia, joista Esko Systems Oy toimittaa erilliset tarjoukset.
Esko Systems Oy on tehnyt Kainuun hva:lle tarjouksen Saga Sosiaalihuollon järjestelmään tarvittavasta Kanta 3-vaiheen määritysten toteuttamisesta, tarjous liitteenä. Toteutus sisältää 1.9.2026 voimaan tulevat vaatimukset. Tarjouksen mukaan toteutuksen työmääräarvio on yhteensä 160,4 htp, joiden kustannus on yhteensä 156.760,13 eur (alv 0 %). Kanta 3-vaiheen ominaisuuksien ylläpitokustannukset ovat yhteensä 1.973,95 eur/kuukausi, eli vuodessa ylläpitokustannukset ovat 23.687,40 eur (alv 0 %). Neljälle vuodelle laskettuna kustannukset ovat yhteensä 251.509,73 eur (alv 0 %).
Hankinnan arvo ylittää hankintalain 25 §:n kansallisen kynnysarvon. Hankittava kehitystyö on olemassa olevaan ohjelmistoon liittyvää toteutus, jota ei voida hankkia muilta kuin ko. järjestelmän toimittajalta.
Digi- ja tietohallintopalveluiden järjestelmäpäällikön ja Saga-käyttöönottoprojektin projektipäällikön esitys: Esitämme, että Saga Sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmään hankitaan Kanta 3-vaiheen määritysten mukainen kehittämistyön toteutus tarjouksen mukaisesti. Kustannukset maksetaan siten, että työkustannukset maksetaan digi- ja tietohallintopalveluiden investointeihin varatuista määrärahoista tilaukselta 7084016 ja ylläpitokustannukset 23.687,40 eur/vuosi (alv 0 %) maksetaan sote-tietojärjestelmät yksikön käyttötalouteen varatuista määrärahoista.