KHVADno-2023-893
Hallintosääntö § 21 Aluehallitus 8.5.2023 § 123 Hyvinvointialueen toiminnan vakiinnuttamis- ja kehittämisraha vv. 2023 - 2025
Toimialue: Tuotannon hallinto- ja tukipalvelut Kuvaa, miten ehdotus liittyy järjestämissuunnitelmaan: Copilot- tekoälyohjelmiston pilotointi vastaa Kainuun hyvinvointialueen strategiassa kohtaan tehokas toteuttaja ja rohkea uudistaja. Järjestämissuunnitelmassa teknologian hyödyntäminen on yksi keskeisistä muutostekijöistä. Siinä on linjattu, että digitalisaation tehokkaassa hyödyntämisessä on onnistuttava, jotta niukat taloudelliset ja henkilöresurssit saadaan riittämään asukkaiden palvelutarpeeseen. Tekoälyllä haetaan ratkaisuja mm. työn tehostamiseen, mikä hillitsee kustannusten nousua ja lisää työhyvinvointia. Asetuksen kriteeri/-t (numeerinen tieto 1-10): 6. tieto- ja viestintäteknisten ratkaisujen kehittämiseen ja toteutukseen. Käyttökohde: Kainuun hyvinvointialue on toteuttamassa Microsoft 365 Copilot -tekoälyohjelmiston pilottia vuonna 2025 osana valtion vakiinnuttamis- ja kehittämisrahoitusta (VK-rahoitus). Alkuperäisessä rahoitushakemuksessa pilotin käyttäjämääräksi arvioitiin noin 50 henkilöä, mutta jo pilotin alkuvaiheessa päädyttiin mukaan ottamaan 120 käyttäjää kovan kysynnän takia. Käytännön kokemusten perusteella on kuitenkin päätetty, ettei käyttäjämäärää kasvateta suunniteltuun 200 henkilöön pilotin laajennusvaiheessa. Sen sijaan palvelun ostoihin varattua budjettia on kohdennettu uudelleen tukipalveluiden hankintaan kumppanilta. Tämä muutos tukee organisaation jatkuvan toimintamallin kehittämistä ja varmistaa, että pilotista saadut opit ja hyödyt voidaan jalkauttaa tehokkaasti osaksi arjen työtä. Tukipalveluiden avulla vahvistetaan henkilöstön osaamista, tuetaan käyttöönottoa ja luodaan pohjaa Copilotin pitkäjänteiselle hyödyntämiselle. Tavoitteet: Pilottiprojektin päätavoitteena on saada kattavat tulokset tekoälyavusteisen työskentelyn hyödyistä ja haasteista Kainuun hyvinvointialueella, jotta jatkopäätökset voidaan tehdä tietoon perustuen. Lisärahoituksen avulla tavoitellaan sitä, että kaikki loppuvuodelle 2025 suunnitellut pilotin tehtävät toteutuvat eikä hanketta tarvitse supistaa rahoituksen puutteessa. Keskeiset toimenpiteet: Lisärahoitusta haetaan kolmeen tarkoitukseen: 1. Henkilöstöresurssin turvaaminen loppuvuodeksi (8 600 € sisältäen lomapalkkojen ja -korvausten osuuden) – Pilotin projektisuunnittelijan henkilöstömenoihin (koordinoi käyttöönottoa ja käyttäjätukea) tarvitaan lisäbudjettia, jotta loppuvuodelle 2025 suunnitellut keskeiset tehtävät voidaan toteuttaa aikataulussa ilman resurssivajetta. Tämä varmistaa, että mm. pilotoinnin laajennus organisaation kattavaksi, hyötyjen arviointi ja loppuraportointi saadaan tehtyä suunnitellusti. 2. Pilotissa ei vielä olevien Johtoryhmän jäsenten Copilot-lisenssit (3 000 €) – hankitaan Microsoft 365 Copilot -lisenssit loppuvuoden ajaksi, jotta myös ylin johto kokonaisuudessaan voi osallistua pilottiin ja saada omakohtaisen kokemuksen tekoälyavustajan hyödyistä. Nämä lisenssit eivät sisältyneet alkuperäiseen pilottibudjettiin, joten niiden rahoittamiseksi tarvitaan lisäerä. Johtoryhmän osallistuminen pilotointiin tukee hankkeen tavoitteita, sillä se lisää johdon sitoutumista ja ymmärrystä Copilotin mahdollisuuksista organisaatiossa. 3. Lisäksi syksylle 2025 suunnitellun “Copilot Adoption Service” -konsultointipalvelun hankinta aiheuttaa lisärahoitustarpeen (3 500 €) - Vaikka jäljellä oleva palveluosto-budgetti ja muista kuluista siirrettävä osuus kattavat valtaosan tästä, jää noin 3 500 € puuttuvaksi. Lisärahoitusta tarvitaan tämän aukon täyttämiseksi, jotta suunniteltu asiantuntijatuki voidaan toteuttaa täysimääräisesti. Ulkopuolisen tuen avulla varmistetaan, että pilotin laajennusvaiheen koulutukset, työpajat ja johtoryhmän valmennus saadaan hoidettua suunnitellusti, mikä on kriittistä uusien käyttäjien sujuvan käyttöönoton kannalta. Vaikutukset/ vaikuttavuus (taloudelliset ja muut vaikutukset/aikajänne): Pilotilla saavutetaan sekä merkittäviä taloudellisia hyötyjä että muut laadulliset vaikutukset, jotka ulottuvat sekä lyhyelle että pidemmälle aikavälille. Lisärahoituksen turvin voimme ylläpitää ja kasvattaa tätä positiivista kehitystä: henkilöstö saa jatkossakin tukea uuden työkalun käyttöön, mikä lisää työn mielekkyyttä ja vähentää muutosvastarintaa. Hyvinvoiva, uutta teknologiaa hyödyntävä henkilöstö on välttämätön edellytys organisaation pitkäjänteiselle kehitykselle. Organisaatio saa pilotista kattavan oppimiskokemuksen ja valmiudet, joita voidaan hyödyntää jatkossa jokapäiväisessä toiminnassa. Kun pilotti dokumentoidaan huolella ja henkilöstön osaaminen syvenee (CAS-palvelun tuella), hyvinvointialueella on vuonna 2026 huomattavasti vahvempi pohja laajentaa tekoälyn käyttöä skaalautuvasti ja turvallisesti. Pitkällä aikavälillä odotettavissa on tuottavuuden nousun kumuloituvat vaikutukset – jo pilotin aikana kerätty tieto indikoi, että laajamittaisena käyttöönottona Copilot voisi tuoda merkittäviä työaikasäästöjä vuosittain. Strategisesti hanke tukee hyvinvointialueen tavoitetta olla “tehokas toteuttaja ja rohkea uudistaja”. Toteutuksen riskit: Ilman haettua lisärahoitusta pilotin toteutus jouduttaisiin todennäköisesti rajaamaan suunniteltua suppeammaksi. Käytännössä tämä voisi tarkoittaa esimerkiksi: • Henkilöstöresurssin ennenaikainen päättyminen: Projektisuunnittelijan työpanos jouduttaisiin lopettamaan jo ennen kaikkien tehtävien valmistumista. Tällöin osa pilotin toimenpiteistä (kuten käyttäjien jatkokoulutukset, laajennuksen koordinointi ja lopputulosten analysointi) voisi jäädä puutteelliseksi. Pilotin hyötyjen arviointi kärsisi, ja laajempi käyttöönotto viivästyisi tai perustuisi vajavaiseen tietoon. • Pilotin laajennuksen kaventaminen: Ilman lisäpanostusta kaikkia johtoryhmän jäseniä ei voitaisi ottaa mukaan pilotointiin (lisenssikustannuseste) eivätkä kaikki aiotut työntekijät välttämättä pääsisi Copilot-käyttäjiksi pilotin puitteissa. Myös kaavailtu ulkoinen Adoption Service -tuki jouduttaisiin supistamaan tai perumaan, mikä heikentäisi pilotin vaikuttavuutta loppukäyttäjien näkökulmasta. Ilman kunnollista tukea ja koulutusta käyttäjien aktiivinen omaksuminen voisi jäädä vajaaksi, mikä vähentäisi pilotin tuottamia hyötyjä. • Alkuperäisen investoinnin hyötyjen väheneminen: Koska pilotti on jo käynnissä, sen keskeytyminen tai supistaminen johtaisi tilanteeseen, jossa osa siihen käytetystä rahoituksesta ei tuota täyttä suunniteltua hyötyä. Yhteenvetona, lisärahoituksen epääminen merkitsisi kohonnutta riskiä, että Copilot-pilotti ei antaisi kattavaa näyttöä tekoälyavusteisen työn hyödyistä Kainuun hyvinvointialueella. Tämä vaikeuttaisi strategisten tavoitteiden saavuttamista digitalisaation saralla ja voisi lykätä organisaation kehitystä tehokkaampiin toimintatapoihin. Kustannusarvio / vuosi: Vuoden 2025 päivitetty kustannusarvio pilotille on 135 100 €, josta alkuperäinen myönnetty määräraha oli 120 000 € ja nyt haettava lisärahoitus 15 100 € - 2572 € (budjettitarkastelussa lisätty 2572 €). Kokonaiskustannukset: 12 528€ Henkilöstö-resurssi (HTV/aika): - Toteutus-aika (kk/vuosi - kk/vuosi): Copilot-pilotointi käynnistyi tammikuussa 2025 valmisteluvaiheella, varsinainen käyttöönottopilotti on ollut käynnissä keväästä 2025 alkaen, ja hankkeen on määrä päättyä joulukuussa 2025. Lisärahoituksen turvin pilotin laajennusvaihe 08–12/2025 toteutetaan täysimääräisesti. Vastuuhenkilö: Mari Niskanen Päätösesitys: Hyvinvointialueen johtoryhmä on käsitellyt 2.9.2025 ehdotuksen ja esittää sen hyvinvointialuejohtajan hyväksyttäväksi.
Hyväksyn ehdotuksen.