§ 1 Hankintapäätös, IMS-ohjelmisto prosessien kuvaamiseen

Päätöksen peruste

Hallintosääntö § 22

Kuvaus

Esitetään, että Kainuun hyvinvointialue hankkii Arterin IMS-ohjelmiston prosessien ja prosessikartan kuvaamiseen.

Ohjelmiston hankinta tukee lakisääteisen toimintaprosessien kuvaamisen velvoitteen täyttämistä (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta, 906/2019, § 5). Myös prosessien kehittämisen ja kuvaamisen vaatimukset tulevat lainsäädännöstä (muun muassa laki viranomaistoiminnan julkisuudesta 621/1999, laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003 ja laki sähköisestä asioinnista virantoiminnassa annetun lain muuttamisesta 534/2016, hallintolaki 434/2003 ja arkistolaki 831/1994 ja laki arkistolain muuttamisesta 1146/2016). IMS-ohjelmiston hankinta liittyy järjestämissuunnitelman ydinprosessien johtamisen, johtamisen ja toiminnan tehostamisen, sekä tuotantotapojen uudistamisen ja tiedolla johtamisen toimenpiteisiin. Ohjelmiston hankinta tarjoaa monipuolisen, organisaation käyttötarpeisiin nähden tarkoituksenmukaisen ja kustannuksiltaan edullisen työvälineen hyvinvointialueen prosessikartan ja prosessien kuvaamiseen sekä niihin liittyvien mittareiden ja riskienhallinnan kehittämiseen. Lisäksi tietohallinnolla on käytössään Arterin kehittämä kokonaisarkkitehtuurin visualisointityökalu ARC ja IMS-ohjelmiston hankinta mahdollistaa synergiaetuja ARC-ohjelmistoon.

IMS-ohjelmiston hankinta- ja käyttökustannukset muodostuvat seuraavasti:

-          kuukausikustannus 1000 € (12 000 €/v)

-          ympäristön perustaminen 3500 €

-          viiden päivän käyttöönottoprojekti 7500 €

Hintoihin lisätään laskutettaessa alv 25,5 %.

Vuoden 2025 käyttökustannukset katetaan hyvinvointialueen vakiinnuttamis- ja kehittämisrahasta, projektista: Hyvinvointialueen prosessikokonaisuuden uudistaminen sekä prosessien johtamisen ja hallinnan kehittäminen (kustannuspaikkanumero 7015070110). Vuodesta 2026 alkaen kustannukset sisällytetään tietohallinnon talousarvioon.

Hankinnan toteutuksesta vastaa laatujohtaja ja hankinnan käyttöönotto toteutetaan projektista: Hyvinvointialueen prosessikokonaisuuden uudistaminen sekä prosessien johtamisen ja hallinnan kehittäminen.

Päätös

Hyväksyn hankintaesityksen ja päätän hankkia IMS-ohjelmiston prosessien ja prosessikartan kuvaamiseen.