KHVADno-2025-688
Hallintosääntö 23 §
Kainuun hyvinvointialueella luottamushenkilöiden tietojen käsittelyä sekä palkkioiden korvausten maksuihin liittyviä toimintakäytäntöjä on tarve ajanmukaistaa ja sähköistää nykyisestään. Tällä hetkellä esimerkiksi luottamushenkilöiden tietoja sekä palkkioita ylläpidetään erilaisissa taulukoissa ja tietoja palkkajärjestelmään välitetään monin eri tavoin. Tavoitteena on tehostaa nykyisiä toimintamalleja siten, että luottamushenkilöiden tietojen käsittely ja eri asioiden hoito tapahtuisi jatkossa mahdollisimman keskitetysti, tietoja eri järjestelmiin (mm. palkkajärjestelmään) siirretään eri ohjelmistojen välisten integraatioiden avulla, viestitys luottamushenkilöiden kanssa voidaan tehdä järjestelmän avulla ja luottamushenkilöt itse voivat päivittää sekä ylläpitää tietojaan itsepalveluportaalin avulla.
Kainuun hyvinvointialue on pyytänyt kahdelta eri organisaatiolta tarjouksen luottamushenkilöiden tietojen, palkkioiden ja korvausten hallintaan. Näistä Eduix Oy on lähettänyt 4.2.2025 tarjouksen 1727B04022025 koskien Aimoa-luottamushenkilöiden asiointipalvelua ja CRM-Service Oy 30.1.2025 CRM-service tarjouksen asiakkuudenhallintajärjestelmästä, jota voidaan käyttää monipuolisesti erilaisten asiakkuuksien hallintaan ja johon on toteutettu toiminnallisuudet myös luottamushenkilöiden tietojen, palkkioiden ja korvausten hallintaan.
Kainuun hyvinvointialueen hankinnasta vastaavat ovat tutustuneet molempiin tarjouksiin ja ohjelmistoratkaisuihin toimittajien järjestämien esittelyjen avulla. Niiden perusteella voidaan todeta, että molempia ohjelmistoja voidaan käyttää luottamushenkilöiden tietojen hallinnassa ja palkkioiden maksussa. Aimoa -asiointipalvelu sopii kuitenkin CRM-service -ratkaisua paremmin Kainuun hyvinvointialueen käyttöön. Esimerkiksi integraation toteutus Kainuun hyvinvointialueen käyttämään palkkajärjestelmään Aimoa -ratkaisussa on jo valmiina, toisin kuin CRM-service -ohjelmassa, johon integraatiot ulkoisiin järjestelmiin on määriteltävä ja toteutettava erikseen. Aimoa asiointipalvelu on myös Kainuun hyvinvointialueelle kokonaisedullisempi ratkaisu niin vuosittaisten ylläpitomaksujen osalta kuin hankinnan kokonaisarvoa 48 kuukauden ajalle tarkasteltaessa. Palkkioiden ja korvausten maksujen osalta Aimoa -ratkaisusta löytyy myös matkalaskutoiminnallisuus, joka puuttuu CRM-service -ratkaisusta.
Tarjousten ja käytyjen ohjelmistoesittelyjen perusteella Kainuun hyvinvointialueen hankinnasta vastaavat esittävät, että Kainuun hyvinvointialueen käyttöön hankitaan Aimoa -asiointipalvelu Eduix Oy:ltä. Hankinnan kertaluonteiset kustannukset ja ylläpitokustannukset 48 kuukauden ajalta ovat yhteensä 57 400 euroa (alv 0 %). Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 §:n kansallisen kynnysarvon. Hankinnasta laaditaan erillinen sopimus.
Hyväksyn hankintaesityksen ja päätän, että hankitaan Aimoa-ohjelmisto Eduix Oy:ltä esitetyn mukaisesti.