KHVADno-2023-893
Hallintosääntö § 21 Aluehallitus 8.5.2023 § 123 Hyvinvointialueen toiminnan vakiinnuttamis- ja kehittämisraha vv. 2023 - 2025.
Toimialue: Sosiaali- ja perhepalvelut, Ikäihmisten palvelut, Terveyden ja sairaanhoidon palvelut/kuntoutus, Järjestämisen tuki/palveluohjaus, Tietohallinto. Kuvaa, miten ehdotus liittyy järjestämissuunnitelmaan: Digitaalisten palvelujen käyttöönoton edistäminen ja yhtenäistäminen järjestelmätasolla. Hankittavalla järjestelmällä korvataan neljä erillistä järjestelmää, joihin on kirjattu sosiaalihuollon asiakastietoja ja joissa jokaisessa on erilaiset sähköisetpalvelut käytössä. Järjestelmä on yhtenäinen YTA alueen sosiaalipalvelujen kanssa ja on ensimmäinen vaihe kohti Yta alueen yhtenäistä asiakas- ja potilastietojärjestelmä kokonaisuutta. Asetuksen kriteeri/-t (numeerinen tieto 1-10): 1. palveluiden järjestämistä ja tuottamista koskevien toimintamallien yhtenäistämiseen ja kehittämiseen, 2. palveluketjujen ja -kokonaisuuksien sekä niitä koskevan tiedolla johtamisen kehittämiseen, 3. digitaalisten ja etäpalvelujen sekä muiden palvelukanavaratkaisujen suunnitteluun ja toteutukseen, 6. tieto- ja viestintäteknisten ratkaisujen kehittämiseen ja toteutukseen. Käyttökohde: Yhtenäisen sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän käyttöönotto (Saga- järjestelmä rakennetaan kokonaisuudessaan projektin aikana), sosiaalihuollon Kantatietovaranto; liittymisvelvoite syksy 2026. Tavoitteet: Yhteinen asiakastietojärjestelmä mahdollistaa koko sosiaalitoimen eri palvelutehtävien välisen tiedon siirtymisen asiakastilanteissa, joissa asiakasta palvellaan eri palvelutehtävissä. Uuden järjestelmän myötä voidaan laajentaa mobiilikäyttömahdollisuuksia, sillä järjestelmä skaalautuu eri laitteille hyvin joustavasti. Yhtenäisen asiakastietojärjestelmän myötä voidaan laajentaa myös kansalaisille tarjottavien digitaalisten palveluiden käyttöönottoja (hakemukset, viranhaltijapäätökset,ajanvaraukset, viestinnät ym.). Ikäihmisten palveluihin saadaan asiakastietolain mukainen sosiaalihuollon rakenteinen tietojärjestelmä. Keskeiset toimenpiteet: Käyttöönottoprojekti koostuu uuden järjestelmän rakentamisesta ja sen vaatimista Kainuun hva:n toimintamalleihin ja sosiaalihuoltolainsäädäntöön ja THL:n määräyksiin perustuvista määrittelyistä (7 työryhmää x 6 kk), digitaalisten palveluiden käyttöönottoon tähtäävistä määrittelyistä ja toteutuksista, järjestelmän taustatietojen syöttämisestä sekä asiakastietojen siirtämisestä manuaalisesti tai robotiikalla (vaatii htv), loppukäyttäjien kouluttamista, asiakkaille tiedottamisesta digitaalisten palveluiden käyttömahdollisuuksista sekä Kantaan liittymisestä. Organisaation resursseja sitoo vanhojen asiakastieto- järjestelmien samanaikainen ylläpito käyttöönottoprojektin loppuun saakka. Lisäksi käyttöönottoprojektiin sisältyy liittymien/integraatioiden valmistelu ja käyttöönotto, Kantaliittymisen valmistelu sekä nykyisissä tietojärjestelmissä olevien vanhojen tietojen arkistoinnin suunnittelu. Vaikutukset/ vaikuttavuus (taloudelliset ja muut vaikutukset/aikajänne): Järjestelmän käytettävyys tuo merkittävää helpotusta työntekemiseen ja työnkulkujen joustavimpiin käsittelyihin loppukäyttäjille. Yhden järjestelmän ylläpitokustannukset tulevat edullisemmaksi kuin nykyisin käytössä olevan neljän järjestelmän ylläpitokustannukset. Kanta-yhteensopiva järjestelmä (tiedon toisiokäyttö, tiedolla johtaminen ja kansalliset vaatimukset). Toteutuksen riskit: Aikataulujen pettäminen ja henkilöstön saatavuus ja riittävyys, kyseessä on kahden vuoden projekti. Kustannusarvio / vuosi: Järjestelmä asiantuntijat 3 htv /n. 50t€/vuosi/hlö, sosiaalihuollon asiantuntijatehtäviin 6htv/n. 48t€/vuosi/hlö, lisäksi vakituisen henkilöstön osallistuminen 3htv n 50t€/vuosi/hlö. Kokonaiskustannukset: 720000€. Henkilöstö-resurssi (HTV/aika): 12 Toteutus-aika (kk/vuosi - kk/vuosi): 8/2024 - 12/2025 Käyttöönottoprojekti vaiheistettu kolmeen vaiheeseen ja se jatkuu rahoituskauden päättymisen jälkeen. 1-vaihe: 8/2024-9/2025 2-vaihe: 10/2024-1/2026 3-vaihe: 10/2024-3/2026. Vastuuhenkilö: Vs. tietohallintojohtaja, järjestelmäpäällikkö, sosiaali- ja perhepalveluiden toimialuejohtaja, ikäihmisten palveluiden toimialuejohtaja, asiakkuus- ja hankintajohtaja, diagnostiset ja hoidolliset tukipalvelut ja kuntoutuspalvelut palvelualuepäällikkö. Päätösesitys: Hyvinvointialueen johtoryhmä on käsitellyt ehdotuksen 18.6.2024 ja esittää ehdotuksen täydentämistä: Tässä vaiheessa sidotaan hankkeeseen 500 000€. Henkilötyövuosien käyttöä tarkennetaan hyvinvointialuejohtajan, toimialuejohtajan ja tietohallinnon kesken. Tietohallinto koordinoi yhteistyön.
Hyväksyn ehdotuksen.