KHVADno-2023-893
Hallintosääntö § 21 Aluehallitus 8.5.2023 § 123 Hyvinvointialueen toiminnan vakiinnuttamis- ja kehittämisraha vv. 2023 - 2025
Toimialue: Järjestämisen tuki Kuvaa, miten ehdotus liittyy järjestämissuunnitelmaan: Kainuun hyvinvointialueen strategiassa digi- ja etäpalvelujen rakentaminen on nostettu yhdeksi keskeiseksi toimeksi. Järjestämissuunnitelmassa digipalvelujen ja teknologian hyödyntäminen on yksi keskeisistä muutostekijöistä. Järjestämissuunnitelmassa on linjattu, että digitalisaation tehokkaassa hyödyntämisessä on onnistuttava, jotta niukat taloudelliset ja henkilöresurssit saadaan riittämään asukkaiden palvelutarpeeseen. Asiakkaita on myös ohjattava käyttämään eri kanavia. Aiemman fyysisen palveluverkon sijaan perustason palveluita saa yhä laajemmin digitaalisesti. Kuvapuhelinpalvelu mahdollistaa palvelun tuottamisen kustannustehokkaasti ja henkilöresurssin riittävyyden mm. osatyökykyisten hyödyntämisenä ja etätyön mahdollistajana. Asetuksen kriteeri/-t (numeerinen tieto 1-10): 3. Digitaalisten ja etäpalvelujen sekä muiden palvelukanavaratkaisujen suunnitteluun ja toteutukseen. Käyttökohde: Hankitaan asiantuntijapalveluna kotiin annettavien laitteiden kautta tuotettavan etäpalvelun vaatimusmäärittely. Optiona kilpailutuksen tuki, mikäli vaatimukset täyttävää palvelua kustannustehokkaalla sopimuksella ei ole mahdollista hankkia in-house-hankintana. Nykyinen sopimus Kuntien Tiera Oy:n kanssa ei mahdollista kuvapuhelinlaitteiden kautta tapahtuvan etäpalvelun laajentamista kustannustehokkaasti. Tavoitteet: Päätavoite: Saada kotiin annettavan kuvapuhelinlaitteen kautta tuotettavan etäpalvelun kustannuksia pienemmiksi, jotta palvelun käyttö ja laajentaminen on kannattavaa. Tavoitteena on toteuttaa Kainuun hyvinvointialueen kuvapuhelinjärjestelmän vaatimusmäärittely, jolla varmistetaan palvelun soveltuvuus eri toimialueiden palvelutuotannoille. Vaatimusmäärittelyn perusteella voidaan hankkia palvelu joko in-house-hankintana tai toteuttaa tarvittaessa kilpailutus. Tavoitteena on, että hankintapäätös voidaan tehdä kesäkuussa 2024. Keskeiset toimenpiteet: Vaatimusmäärittely: 1. kuvataan tiiviisti kotihoidon nykyinen etäyhteyden hyödyntämisen toimintamalli ja kartoitetaan kuvapuhelinpalvelun käyttöpotentiaali Kainuun alueella. 2. Kerätään ja kuvataan hankinnan kohteen keskeiset käyttötapaukset eri toimialueilta 3. Edellisten perusteella käydään markkinavuoropuhelu 4. Kuvataan hankinnan kohteen vaatimusmäärittely; toiminnalliset vaatimukset ja ei-toiminnalliset vaatimukset Kilpailutuksen tuki: (optio) 5. Laaditaan kilpailutuksen dokumentaatio 6. Tuetaan tarjousten vertailussa 7. Tuetaan hankintapäätöksen teossa. Vaikutukset/ vaikuttavuus (taloudelliset ja muut vaikutukset/aikajänne): Uudella sopimuksella tai kilpailutuksella voidaan saada merkittäviä kustannussäästöjä. Nykyisillä käyttäjämäärillä säästöt ovat n. 200 000 € / vuosi, käytön laajentuessa säästöt ylittävät 500 000 €/vuosi. Näiden lisäksi syntyy säästöjä työntekijöiden matkakuluista ja matkaan käytetystä työajasta, kun etäpalvelun käyttöä voidaan ottaa laajamittaisemmin käyttöön. Toteutuksen riskit: Esihenkilöt ja työntekijät eivät sitoudu määrittelytyöhön. Kustannusarvio / vuosi: 59 400 € sis. Option Asiantuntijapalvelu sisältää 60 htp. Kokonaiskustannukset: 59400€ Toteutus-aika (kk/vuosi - kk/vuosi): 2-6/2024 Vastuuhenkilö: Erikoissuunnittelija, digitaaliset palvelut, Niina Komulainen Päätösesitys: Hyvinvointialueen johtoryhmä on käsitellyt 30.1.2024 ehdotuksen ja esittää sen hyvinvointialuejohtajan hyväksyttäväksi.
Hyväksyn ehdotuksen.