Kuvaus
Kainuun hyvinvointialue on tehnyt hankintapäätöksen Mediconsult Saga sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmästä. Kyseessä on kaikki sosiaalihuollon palvelutehtävät kattava selainpohjainen ratkaisu, joka soveltuu myös kotihoidon käyttöön. Saga on Kanta-yhteensopiva, eli siinä on liityntä sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon (Kanta-palvelut) Kelan ja THL:n vaatimusten mukaisesti. Asiakastietolaki velvoittaa kaikki julkiset sosiaalihuollon palvelunantajat liittymään Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon viimeistään 1.10.2026. Tällä hetkellä myös useimmilla muilla Pohjois-Suomen yhteistyöalueen hyvinvointialueilla ollaan etenemässä saman asiakastietojärjestelmän suuntaan saman inhouse-toimijan kautta, mikä vahvistaa mahdollisuuksia YTA-alueiden väliseen yhteistyöhön STM:n linjausten mukaisesti.
Järjestelmän valinnasta tai sosiaalihuollon toimintamallien yhtenäistämistarpeista ei ole tehty aikaisempia selvityksiä, ja hankinnan yhteys hyvinvointialueen strategiaan on määrittelemättä. Lähtökohtaisesti voidaan nähdä, että toiminnassa ei ole isoja kuntien välisiä eroja, vaan Kainuussa on toimittu yhtenäisenä alueena jo pitkään.
Vaikka lähtötilanne on palvelutuotannon kannalta yhtenäinen, asiakastiedon arkistoon liittyminen on silti merkittävä toiminnan muutos, sillä määrittelyiden taustalla on tiettyjä kansallisesti yhtenäisiä toimintamalleja, ja kentällä olisi tarve ymmärtää ja jalkauttaa erityisesti sosiaalihuollon tiedonhallinnan prosessia. Muutostarve vaihtelee hyvin todennäköisesti palvelualueittain. Käyttöönottoon tulee sisältymään muiden tietojärjestelmien korvaamista Sagalla, mm. Hilkka, Nappula ja Lifecaren sosiaalihuollon kirjaukset ikäihmisten asumispalveluiden, kotihoidon, perheneuvolan, tiettyjen miepä-palveluiden, kuntoutuksen, kehitysvammahuollon poliklinikan ja osastotoiminnan osalta. Sosiaalihuollon ammattilaiset ovat osallistuneet kansallisen mallin mukaisiin kirjaamiskoulutuksiin, mutta koska nykyiset järjestelmät eivät tue kyseistä kirjaamismallia, koulutuksista ei ole saatu toivottua hyötyä irti.
NHG Finland Oy on tarjonnut Kainuun hyvinvointialueen Mediconsult Saga sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän käyttöönottoa edeltävät muutosvalmennukset esihenkilöille, jotta järjestelmän käyttöönotto etenee tehokkaasti ja sillä saadaan tavoitellut hyödyt.
· Kohderyhmän koko on alustavan arvion mukaan maksimissaan 31 henkilöä kattaen toimialuejohtajat (2-3 hlöä), palvelualue-esimiehet ja palveluyksiköiden esimiehet (12-15 hlöä), ikäihmisten palvelut (10 hlöä) ja kehitysvammapoliklinikan (2-3 hlöä).
· Valmennukset toteutetaan etänä Teamsin välityksellä pienryhmätyöskentelyä hyödyntäen.
· Valmennuskertoja on kaksi kappaletta ja ne ovat kestoltaan 2,5 h. Valmennusten välissä osallistujille annetaan kevyt pohdintatehtävä. Valmennusten toteutuksessa hyödynnetään osallistavia menetelmiä, kuten erilaisia ryhmätöitä.
· Valmennusten valmistelua varten toteutetaan 2-3 kpl johdon haastatteluita, joiden avulla kirkastetaan Saga-käyttöönoton strategiset tavoitteet Kainuussa.
· Valmennustyöpajojen sisällöt tarkennetaan erikseen.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 §:n kansallisen kynnysarvon.
ICT-projektipäällikkö Ritva Heikkinen esittää, että hankinta toteutetaan NHG:n tarjouksen 12.6.2024 mukaisesti. Käydyissä keskusteluissa on nähty tarve nostaa esiin sosiaalitoimen asiakastietojärjestelmän käyttöönottoon liittyvät toiminnalliset seikat ja varmistaa tässä yhteydessä toiminnan kehittäminen järjestelmän käyttöönoton rinnalla. Kyseessä on laajaa kokonaisuutta koskeva käyttöönotto joka vaatii toiminnallisen tarkastelun. Kustannukset yhteensä 15 000€ (alv0%) esitetään kohdistettavan Tietohallinnon sote-tietojärjestelmien investointeihin varatuista määrärahoista (tilaus Saga-projekti). Laskutus tapahtuu kahdessa erässä.